【Zoho CRM】「共通選択リスト」機能リリースのお知らせ
CRMソリューションを導入／管理されている方は、複数のタブにまたがって存在し、同じ選択肢を持つ選択リスト項目を取り扱ったことがあるのではないでしょうか。
例えば、業種を選択肢として持つ選択リスト項目について考えてみましょう。これらは、見込み客、連絡先、取引先、カスタムタブ等の複数のタブ内で使用されているとします。この情報を収集する目的としては、特に、これらの業界のニーズや視点に基づいてコミュニケーションを進めるためです。
これまでは、各選択リスト項目の選択肢を追加／更新して、CRM全体で一貫性を持たせるように設定していたのではないでしょうか。
上記を行う際には、各選択リスト項目に対して同じ作業を繰り返していました。言うまでもなく、この作業は面倒であり、設定ミスの可能性があります。
今回は、この作業をより簡単にするソリューションをご紹介いたします。
Zoho CRMの類似した選択リスト項目の設定時の作業を簡易化するために導入された、「共通選択リスト」という新機能をご紹介します。
「共通選択リスト」機能とは、管理者が定義する、選択リスト項目における選択肢のセットで、タブ間で複数の選択リストに関連付けることができます。
例えば、業種に関する選択リスト項目の場合、
- 業種に関する選択肢を持つ「業種」という共通選択リストを作成します。
- 異なるタブ内の任意の選択リスト項目で、作成した共通選択リストを関連付けます。
- 「業種」の共通選択リストに変更を加えた後は、CRMが自動的に、関連する選択リスト項目、既存のデータ、ワークフロールールなど、他の該当箇所を変更します。
以下、その他の役立つオプションをご紹介いたします。
- 既存の選択リスト項目の選択肢を共通選択リストに変換できます。
- 選択リストの選択肢の関連付けを「個別」から「共通選択リスト」へ（またはその逆へ）切り替えることができます。
「個別」から「共通選択リスト」への切り替え時に、データの整合性を保つために値の関連付けを行います。
共通選択リストに同じ選択肢が存在する場合、その値は自動的に関連付けされます。ワークフロールールや更新の更新などで、該当項目が使用されている場合は、選択肢の関連付けが必須となります。 - 共通選択リストに関連付けられたすべての選択リスト項目を確認できます。
留意点
- 作成上限：エンタープライズプランー最大30件、アルティメットプランー最大50件
- ひとつのタブあたり設定できる共通選択リストは、15件（エンタープライズプラン／アルティメットプラン）です。
- ひとつの共通選択リストに関連付けられるできる選択リスト項目は、30件（エンタープライズプラン／アルティメットプラン）です。
- ひとつの共通選択リストに設定できる選択肢の件数は、1000件（エンタープライズプラン／アルティメットプラン）です。
- ひとつの共通選択リスト内で使用しない選択肢として保持できる件数は、500件（エンタープライズプラン／アルティメットプラン）です。
- 現在、共通選択リストは複数選択リスト項目には関連付けできません。
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