【Zoho CRM】ワークフロールールに関するアップデートのお知らせ：ワークフローレポートから再実行処理ができるようになりました。

ワークフローによる自動化を設定することで、様々な業務において大幅な時間短縮を実現します。

さらに、各ワークフロールールのパフォーマンスを監視するために、ワークフローレポートを提供しています。

これらのレポートは、自動処理が実行されたデータ数に関する詳細を表示し、不達のメール数、項目の更新に失敗したデータ数、関数の正常な実行など、各処理に関する統計情報を提供します。

これにより、ルールの効率性を把握し、処理の実行を妨げる可能性のある問題を修正することができます。

失敗した処理の一覧を確認し、その失敗に対して自動化を再実行することで、手作業を大幅に減らすことができます。

以下、詳細をご紹介いたします。

失敗した処理の詳細の確認

これまで、ワークフローレポートでは、特定の処理が正常に実行されたかどうかが表示されていました。

今回のアップデートにて、失敗した処理についてさらなる詳細を提供します。

失敗した処理詳細ページには、実行に失敗した処理が表示されます。また、カウント数をクリックすると、不達のメール、失敗したWeb通知などを表示できます。

例えば、あるワークフローのルールで不達になったメール通知が3件あった場合、失敗した件数をクリックすると、失敗した処理とその理由、関連するデータが一覧表示されるので、管理者はデータ内の失敗の原因を修正し、再実行することができます。

留意点

これらのデータの失敗した処理は、失敗から7日間のみ再実行できるよう一覧表示されています。

失敗した処理の詳細レポート

ワークフローの処理は、入力ミスや技術的な不具合により失敗することがあります。失敗した処理の詳細を知り、対処するために、さらなる詳細を提供します。

データ名
失敗したメールまたは関数、および失敗したWeb通知
失敗の理由
失敗したアクションを手動で再実行するオプション
再実行回数
処理が最初に失敗した日時
電話番号、メールアドレスなどのデータ詳細

留意点：

失敗したすべての処理に対して、失敗の詳細が表示されます。

ただし、再実行処理は、メール通知、Web通知、およびカスタム関数にのみ対応しています。

今後数ヶ月のうちに、他の処理に対し再実行処理を実装予定です。

ワークフロー処理の再実行

失敗した処理が判明し、失敗の原因が修正されたら、処理を再実行することができます。再実行は、個々の処理に対して行うことも、複数の失敗した処理に対して行うこともできます。

再実行の際、以下のオプションを提供しています。

以前の項目値もしくは現在の項目値を対象として再実行

特定の値がデータで変更された場合は、古い値または新しい値に対して再実行することができます。

例えば、メールは、新しいメールアドレスまたは古いメールアドレスに送信することができます。

再実行前にワークフローの条件確認を実行

その処理に対してワークフロールールを実行するかどうかのオプションが提供されます。

「はい」を選択すると、再実行の前にワークフローの条件が再度確認され、条件を満たした場合のみ再実行が進められます。

「いいえ」が選択された場合、再実行処理はワークフロールールを再確認することなく進行します。

再実行からの除外

「失敗した処理の再実行を除外する」オプションがございます。

例えば、Bob Brownが登録解除を行った場合、一括再実行処理中に、データの関連処理を除外することができます。また、データの処理が失敗した後、個人的に見込み客をフォローアップを行った場合、その見込み客に古いキャンペーンを送信しないように、再実行の処理を除外できます。この除外により、組織内の他のユーザーが今後そのデータに対する処理を再試行するのを防ぎます。除外する場合は、除外の理由を入力する必要がございます。

再実行に含める

誤って再実行を除外した場合、または見込み客が再登録した場合、以前に除外した処理を含めて再実行することができます。

誰が再試行処理を実行できますか？

CRM管理者または「ワークフロー管理」権限を持つユーザーが失敗処理の再試行を行うことができます。タブへのアクセス権限を持っていないユーザーは、データを見ることはできませんが、失敗の理由、失敗日時、再試行回数などの失敗の詳細を見ることができます。

留意点

再試行回数の上限は5回までで、それを超えると再試行がロックされます。
再試行のオプションは、エンタープライズプランとアルティメットプランのみ利用可能です。

ワークフロールールのUIアップデート

ワークフローレポートのアップデートに伴い、ワークフロールールの設定とレポートへのアクセス順序を変更します。

以前は、設定されたワークフロールールを開くと、設定が最初に表示され、使用状況レポートを表示するには、右下の「使用状況の表示」リンクをクリックする必要がありました。また、複製、無効化、削除などのオプションは、以下の箇所に配置されておりました。

今回のアップデートでは、ユーザーが設定したワークフロールールをクリックすると、ワークフローレポート（ワークフローの使用状況レポートはワークフローレポートに名称変更）が詳細と統計情報とともに最初に表示されるようアクセス順序を変更しました。

これにより、ユーザーは、まずルールのパフォーマンスを評価し、失敗した処理詳細を確認でき、次に「設定を表示する」ボタンをクリックしてルールの設定を表示/編集することができます。

ルール設定ページでは、複製や削除などのオプションはページ右側の「・・・」内に表示され、無効化は「無効にする」ボタンより可能です。