【Zoho CRM】Zoho CRM for Everyoneにおける関連データ用ワークフローの導入
・このアップデートは、Zoho CRMの新UIでのみ適用されます。
・プラン別の関連データ用ワークフローの作成上限は下記のとおりです。
- スタンダードプラン ：2
- プロフェッショナルプラン：2
- エンタープライズプラン ：10
- アルティメットプラン ：10
- その他の制約については、ヘルプページをご確認ください。
Zoho CRM for Everyoneに、関連データ用ワークフローが導入されました。
この新機能は、営業チームだけでなく組織全体でシームレスなコラボレーションを実現する、真に包括的で適応性のあるCRMを提供するという弊社の取り組みに基づいています。
関連データのリリースにより、チームはタブを越えて顧客に関する背景情報を共有できるようになりました。今回、関連データ用ワークフローにより、Zoho CRMがチーム間の業務を調整し、顧客に対してより良いサービスを提供できるよう支援する一歩を踏み出しました。
関連データに関しては、下記のお知らせをご確認ください。
関連データ用ワークフローとは
関連データは、顧客に関する背景情報をカスタマージャーニーの全行程で共有するのを容易にしますが、カスタマージャーニーに関わる多くのプロセスは一貫して実行される必要があります。そこで関連データ用ワークフローが役立ちます。
関連データ用ワークフローは、複数のチーム間の連携を強化し、顧客関係管理を改善することで、チームの手動での調整作業を軽減します。これにより、複数の顧客対応チームにまたがるカスタマージャーニーの全行程を自動化できます。
関連データ用ワークフローを活用することで、営業、マーケティング、法務、オンボーディング、トレーニングといった部門間の円滑な連携を構築できます。これにより、カスタマージャーニーの各段階は、手動のフォローアップや意思疎通の齟齬なく円滑に進行します。
機能の概要動画はこちら(英語)をご確認ください。
関連データ用ワークフローの作成方法
関連データ用ワークフローの権限が必要です。
すべての関連データ用ワークフローは、メインのタブから始まります。これは組織タブまたはチームタブのいずれかであり、どちらになるかはカスタマージャーニーによって決まります。
実行条件 : 関連データ用ワークフローは、プロセスを開始するための実行条件を設定することから始まります。タブに対して単一の実行条件または複数の実行条件を設定できます。実行条件は以下の通りです：
・特定のタブにおいて、データが作成された時
・特定のタブにおいて、データが編集された時
・特定のタブにおいて、データが作成または編集された時
・特定のタブにおいて、データの項目が編集された時
複数タブに基づく実行条件：実行条件として複数の基準を設定し、関連する他のタブで処理を実行できます。「その他のタブの条件」を選択することで、関連タブが実行条件に一致する値に更新された際に処理が実行されます。
処理：各実行条件に対して、以下の処理を1つ以上割り当てることができます：
・関連タブに新しい関連データを作成する
・関連タブ内の既存の関連データを更新する
・ユーザーにメールで通知する
ユースケース：営業への問い合わせからカスタマーサクセスまでのカスタマージャーニーの自動化
一般的なカスタマージャーニーには4つの段階があります。営業チームが最初の接触点であるものの、複数のチームが関与し、営業チームを支援して顧客を獲得するために協力します。
| 営業チームが窓口となり、マーケティングチームが顧客向けコンテンツをケーススタディタブで提供します |
| 営業チームが製品デモをスケジュールし、プリセールスチームが製品デモタブで製品デモを提供します |
| 営業チームが販売サイクルステージを「受注済み」に更新し、オンボーディングチームがオンボーディング支援タブで販売後の顧客導入を支援します |
| 営業チームがトレーニングセッションを手配し、トレーニングチームがトレーニングタブで顧客が製品を完全に活用できるよう支援します |
以下は、関連データ用ワークフローが販売プロセスを自動化し、関与する複数のチーム間の連携を実現する方法です。
商談タブをメインのタブとして関連データ用ワークフローを作成し、3つの実行条件を設定します。
実行条件1：新たにレコードが作成された時 → 処理：マーケティングのため、ケーススタディーの関連データを作成します。
実行条件2：見込み客のステータスが「見込みあり」の時 → 処理：製品デモレコードを作成し、プリセールスチームに通知します。
実行条件3：商談のステージが受注済みとなった時 → 処理：引き継ぎ準備のため、オンボーディングレコードを作成します。
これにより、以下画像の通り3つの関連データのタブが設定されます：
次に、下記のタブを設定します。
・ケーススタディ
実行条件：ステータスが「完了」の時 → 処理：営業チームにケーススタディの利用可能性を通知します。
・デモリクエスト
実行条件：ステータスが「完了」の時 → 処理：営業チームにデモを実施したことを通知します。
・フィードバック（デモリクエストから手動作成）
実行条件：新たにレコードが作成された時 → 処理：フィードバックフォームを見込み客に送信します。
・オンボーディング
実行条件：ステータスが「完了」の時 → 処理：トレーニングチームに、セッションの開始を通知します。営業チームに、オンボーディングの完了を通知し、トレーニングレコードを作成します。
・トレーニング（オンボーディングから自動的に作成）
実行条件：新たにレコードが作成された時 → 処理：アカウントタイプを「顧客」に更新し、営業チームにトレーニング完了を通知します。
これらのタブがどのように関連付けされているか、動画で確認してみましょう。
動画はこちら(英語)をご確認ください。
この顧客体験の全プロセスにおいて、顧客に関する背景情報が失われることはありません。チーム間の不要な往復もありませんし、コミュニケーションの齟齬による遅延もありません。各チームは、プロセスの一環を実行するために必要なすべての情報を含む関連データにアクセスできます。
関連データ用ワークフローと従来のワークフローの違い
・関連データ用ワークフローは、チーム境界を越えて連携するように設計されており、複数のタブを使用してワークフローを構築します。
・関連データ用ワークフローは、組織タブとチームタブの両方でフォローアップタスク/処理を実行します。
・関連データ用ワークフローはプロセスの一環として関連データを生成するため、新しいリクエストがタブに自動的に作成され、それらのチームは初日から顧客に関する背景情報を把握できます。この機能により、ユーザーはリクエストタブからリクエストを作成する時間を削減できます。
関連データ用ワークフローを活用すべき理由
・チーム間の連携を自動化し、リマインダーやメールへの依存を減らすことで、手動でのフォローアップが不要になります。
・カスタマージャーニー全体で一貫した実行を実現します。
・各チームが自身の担当部分だけでなく、カスタマージャーニー全体を見渡せるようになります。
・特に、チーム間の引き継ぎによる遅延を最小限に抑えることで、複数のチーム間で顧客に関する背景情報を踏まえた連携を実現します。
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