【Zoho CRM】CRM for Everyoneに関するアップデートのお知らせ：関連データ機能
今回ご紹介する機能アップデートは、CRM for Everyoneを利用しているユーザーにのみ適用されています。
CRM for Everyoneを使用することで、企業は顧客に関わるすべてのチームをCRMプラットフォームに統合し、顧客に最高のサービスを提供できます。チームはプラットフォーム上の専用スペースで作業しますが、タスクが一つのチームから別のチームに移る際に、ビジネスの文脈が失われることがよくあります。この課題に対処するために、関連データという強力な機能を導入しました。この機能は、複数のチームがシームレスに連携できるようにします。関連データを使用することで、チームは自分たちのプロセスに集中でき、CRMが調整を行い、適切な顧客の文脈を適切なチームに適切なタイミングで提供します。
関連データとは？
関連データは、ユーザーが2つのタブ間でデータを関連付けるのを助ける機能です。この機能は、チーム間の調整を改善し、タスクの調整のためメールやチャットに依存する必要性を排除します。
たとえば、商談をデモ依頼に関連付け、商談が成立した際に同じ商談をオンボーディング依頼に関連付けたり、商談を契約書依頼や導入支援依頼に直接関連付けたりすることができます。この機能により、すべてのチームが適切なタイミングで適切な文脈を持って作業を実行できるようになります。
上記の画像から、各データの関連付けは、特定のタスクやユースケースによって異なるため、そのデータ固有のものとなることがわかります。
関連データを作成するには？
関連データは、次の2つの方法で作成できます。
手動での作成：
組織タブ内から手動で関連データを作成し、チームタブ内のデータに関連付けるか、チームタブ内から別のチームタブに関連付けます。
たとえば、販売チームタブ内の新しい商談から直接製品デモデータを作成したり、オンボーディングチームタブ内のオンボーディングデータから直接導入支援データを作成したりできます。
ワークフローによる自動作成：
販売プロセスのさまざまなステップの明確な概略がある場合、ワークフロールールを使用して、1つのステップから別のステップにデータを自動的に関連付けられます。
たとえば、商談ステージが「受注」とマークされたときに、オンボーディングチームタブにオンボーディングデータを自動的に作成したり、商談ステージが「失注」とマークされたときにマーケティングチームタブに失注分析データを作成したりできます。これにより、2つのステップ間の連続性が維持され、両方のステップで作業しているチームに明確な顧客の文脈が提供されます。
関連データの利用によって得られる他のメリット
関連データを使用すると、申請者は毎回「自分の申請」タブに移動するのではなく、任意のタブから申請を提出できます。
2つのタブ間でデータが関連付けられると、ユーザーは共有項目を使用して、タブに参加していないチームメンバーにデータの詳細を表示できるため、必要な情報を、メンバーが効率的にプロセスを完了するために利用することができます。
ユースケース：関連データを使用したCRMでの商談管理
見込み客が自社の製品について問い合わせを行い、CRMシステムに「Zylker 商談」という商談データが作成されました。この商談がスムーズに進行し、成功裏に成立するためには、複数のチームが協力し、関連データにアクセスしてプロセスを実行する必要があります。このプロセスをチーム間で調整するために必要なメールやチャットメッセージの数を想像してみてください。これがまさに関連データが活躍する場面です。
関連データを使用することで、「Zylker 商談」データはCRMプラットフォーム内の異なるチームが管理するさまざまなタブに関連付けられ、商談が成功裏に成立することが可能になります。これにより、メールやチャットに依存する必要がなくなり、チーム間で重要な情報を関連付けて共有するシームレスな方法が提供されます。
これをどのように実現できるか見てみましょう：
ステップ1：商談を事例研究タブに関連付ける
最初のステップは、「Zylker 商談」データをマーケティングチームが管理する事例研究タブに関連付けることです。これにより、営業チームは関連する事例研究にアクセスし、見込み客を説得し、製品購入の決定を強化できます。
営業担当者は、商談タブの「Zylker 商談」データから、直接事例研究に関連データを手動で作成できます。これにより、マーケティングチームに関連する事例研究を申請し、組織タブからチームタブへの関連付けを作成します。
ステップ2：商談データをデモタブに関連付ける
見込み客が納得し、次のステップに進む場合、製品のデモが必要になります。したがって、商談データはプリセールスチームが管理するデモタブに関連付けられます。
営業担当者は、商談タブの「Zylker 商談」データから直接デモタブに関連データを手動で作成できます。これにより、見込み客のためにデモを実施するようプリセールスチームに申請を行い、2つのチームタブ間に関連付けを作成します。
ステップ1とステップ2から、各データの関連付けが異なることが理解できます。それぞれの関連付けは、ユースケースやタスクによって異なります。関連データは、組織タブとチームタブ間、または2つのチームタブ間の関連付けを実現します。
ステップ3：商談成立後のオンボーディング
見込み客はデモを気に入り、製品を購入することを決定します。「Zylker 商談」が成功裏に成立したら、商談データはオンボーディングチームが管理するオンボーディングタブに関連付けられます。これにより、営業からオンボーディングへの移行が円滑に行われます。商談が成立するたびに、営業チームが手動でオンボーディング依頼を作成するのは時間がかかり、繰り返しの作業となることが多いです。したがって、このプロセスを自動化できます。
これは、ワークフロールールを設定して、1つのタブから別のタブにデータを自動的に関連付けることで実現できます。営業担当者は、「商談成立のステージで新しいデータが作成されるたびに、オンボーディングチームタブに新しい関連データを作成する」というワークフロールールを設定できます。これにより、顧客のアカウント設定を支援するための依頼が自動的に発生します。
したがって、販売パイプラインを把握している場合、ワークフロー内から関連データを作成して、1つのステップから次のステップにデータを関連付けられます。
ステップ4：トレーニングチームへのリンク
最後に、顧客がオンボーディングプロセスを完了した後、製品を効率的に使用するためのトレーニングを受けることを選択できます。そのため、「Zylker 商談」データはトレーニングチームが管理するトレーニングタブに関連付けることができます。
ここで、営業担当者はトレーニングチームの申請者として、商談タブの「Zylker 商談」データからトレーニングタブに直接申請を提出できます。これにより、申請タブに移動することなく、顧客が製品の機能を使用するための適切な指導を受けられるようになり、全体的な体験と満足度が向上します。
関連データがルックアップ項目よりも適している理由
タブの関連付けはルックアップ項目でも実現できると考える人もいるかもしれません。しかし、ルックアップと関連データの主な違いは柔軟性です。関連データは動的で柔軟性があり、いつでも任意の2つのタブを関連付けられますが、ルックアップ項目は動的ではなく、CRMの管理者によって設定する必要があります。
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