【Zoho CRM】複数ビジネスモデルがある場合のデータ管理について
Q．
弊社ではA、B、Cといったように複数のビジネスモデルがあります。
各ビジネスモデルごとに、商談タブにて扱いたい項目・ステータス等が異なっており、
Aビジネスのデータは、Bビジネスの担当ユーザーが閲覧できない等、担当ビジネス外のユーザーには、他のビジネスに関するデータを閲覧できないようにしたいです。
その場合、どのように効率よくデータの管理を行えばよいでしょうか？
A.
上記のような運用方法を実現するには、以下ような設定が必要になります。ご参考になれば幸いです。
１：データの閲覧の制御
役職設定
まず、役職設定で、各ビジネスの担当者に割り当てる役職を作成します。
データ共有設定
続いて、データ共有設定にて、共有ルールを設定することで、役職間で閲覧対象データを制御します。
デフォルトでは、自分が担当者のデータもしくは部下のデータのみ閲覧できるよう設定されています。
例えば、前述のスクリーンショットのような役職設定の場合、デフォルトでは、
Aビジネスマネージャー役職のユーザーは、自分が担当者のデータとAビジネス１Gメンバーが担当者のデータのみ閲覧ができ、
BビジネスマネージャーやＢビジネス１Ｇメンバーが担当者のデータは閲覧できません。
まずはじめに、組織の標準権限の設定では、標準のアクセス権限を「非公開」に設定します。
（※このアクセス権限が「組織内共有（表示／編集／削除）」、「組織内共有（表示／編集）」、「「組織内共有（表示のみ）」」のいずれかに設定されていますと、役職の階層に関係なく組織内のすべてのユーザーがすべてのデータを閲覧することができる設定になりますので、各役職間でのデータ閲覧の制御ができなくなります。）
このままでは、各ビジネスのメンバーが同じビジネスに属するマネージャーが担当するデータの閲覧ができないため、データ共有ルールを作成していきます。
例えば、以下のように設定すると、Aビジネスメンバーが、Aビジネスマネージャーが担当者である商談データの閲覧ができるようになります。
組織のデータ閲覧/共有の範囲に応じて、役職間のデータ共有ルールの設定を行っていただければと存じます。
２：レイアウトの作成
各ビジネスに合わせ、商談のレイアウトを作成します。（今回のケースでは３つ作成します。）
「レイアウトの種類の設定」より、一括で各レイアウトの権限割り当てができます。
作成した３つのレイアウトを、それぞれに対応した権限に割り当てていただければと存じます。