【Zoho CRM】ブループリント機能に関するアップデートのお知らせ - 遷移中の項目を[任意]に設定できるようになりました。
今回ご紹介する機能アップデートは、
- すべてのデータセンター
- プロフェッショナルプラン以上
でご利用いただけます。
ブループリント機能では、プロセスを合理化でき、各ステージのガイドによりユーザーに必要な手順に従ってもらうことができます。
ユーザーはブループリントを進めるときに必要な情報を入力しなければなりません。
[任意]の項目が必要となるケース
ブループリントによって、プロセスがきちんと守られるようにすることが可能ですが、問題が発生してしまうケースもあります。
たとえば、見込み客の評価プロセスでは以下のような問題が起こる場合があります。
- セールス部門の担当者（SDR）は、見込み客を評価するために、組織の規模、予算などの要素の詳細を集める必要があります。
- アカウント・エグゼクティブ（AE）は、SDRが中断したところから引き継ぎ、さらに深く調査して、具体的なニーズや問題点、意思決定プロセスなどを発見します。
顧客は、SDRやAEのようにプロセスに縛られていないので、もしかすると直接SDRに具体的な問題点などの詳細を共有するかもしれません。これは、ブループリントをデザインする管理者にジレンマをもたらします。これらの項目をSDRの必須項目にするべきなのでしょうか？もし必須項目にしたなら、どうすればSDRはこの情報がないときにブループリントを進めることができるのでしょうか？
この問題に対処するために、これまで管理者は回避策をとる必要がありました。たとえばレイアウトルールで追加の項目を表示させたり、複数の遷移を実装するといった方法です。しかしこのような方法をとると、ブループリントは分かりづらく、メンテナンスも利用も困難になるでしょう。
ブループリントを強化するために[任意]の項目を使いましょう
アップデートにより、CRMのブループリントでは、ステージの[遷移中]タブに[任意]の項目を入れられるようになりました。
より柔軟で、さまざまなプロセスの要件に合わせることができます。
先ほどのケースの問題は、管理者がSDRの遷移における項目を[任意]に設定するだけで解決します。
その他のユースケースは以下となります。
- 顧客が情報を提供する意思がある場合のみ、ユーザーはチケット解決プロセスの詳細なフィードバック項目を埋めることができます。
- タスク管理のブループリントでは、ユーザーは推定時間、優先度、そして依存関係などの追加のタスクの詳細を収集することができます。
- データの登録プロセスで、ユーザーは好みや追加の情報を記録することができます。これには、アクセスビリティ要件、参加の動機、興味のある分野などが含まれます。
- 複数の注文が1つの出荷に統合される場合、注文処理プロセスのブループリントに発注統合に関連する項目を含めることができます。
これらを実現するためには、ブループリントの[遷移中]フォームで、必要に応じて項目を[任意]または[必須]として設定します。
なお以前は、遷移フォームのすべての項目が[必須]でした。
ユーザーは、[任意]の項目が空でもブループリントの次のステージに進むことができるようになりました。
ブループリントの[遷移中]フォームで、[任意]として設定できる項目は、以下の通りです。
- ブループリントを作成しているタブ、およびそれに関連付いているタブの項目
- 真偽値項目
- メモ、タグ、添付
- 関連付いているタスクや予定に追加されている項目
下書きとして保存する
加えて、遷移フォームに［下書きとして保存する］ボタンが追加され、遷移の担当者が完了した項目を手動で保存し、中断したところから後で続行できるようになりました。
メモ、タグ、添付ファイルの場所の変更
また、メモ、タグ、そして添付ファイルがUI上の関連した場所からアクセス可能になりました。この変更により、すべてが［＋追加する］ボタンの下に統合されます。
- タグは、［＋追加する］ボタンをクリックして追加できるようになります。
- メモと添付は、［＋追加する］ボタン＞関連データから追加できるようになります。
よくある質問
[任意]として設定したはずの項目が、遷移の担当者には[必須]の項目として表示されています。なぜですか？
遷移フォームの項目が[必須]となるか、[任意]となるかは、以下に基づきます。
- タブの項目が必須であるかどうか
- レイアウトルールで項目が必須に設定されているかどうか
- ブループリントの設定で、項目が必須に設定されているかどうか
以上のうち1つでも必須に設定されていると、ブループリントの遷移時に表示される項目は[必須]になります。
関連情報：ブループリントの作成Related Articles
【Zoho CRM】ブループリント機能に関するアップデートのお知らせ：ポータルユーザーに対応しました。
今回の機能アップデートにて、ブループリントの遷移の担当者としてポータルユーザーを追加することができるようになりました。 CRMのポータルでは、割り当てられた権限でポータルサイトへログインすることで、タブやWebタブにアクセスし、許可された操作を実行することで、CRMの活用範囲を外部に広げることができます。 一方、ブループリントは、オフラインのプロセスをZoho CRMに設定し、効率化のため自動化処理などを簡素化することで、業務プロセスを最適化することができます。 ...【Zoho CRM】ブループリント機能に関するアップデートのお知らせ：並行遷移/複数の遷移が設定できるようになりました。
今回ブループリント機能にアップデートがあり、並行遷移や複数の遷移が設定できるようになりました。 ブループリントは、ユーザーに必要な処理を実行させ、ビジネスプロセスの各段階で定義した条件をチェックすることで、ビジネスの合理化を助けます。ブループリントの設定では、状態と状態をつなぎ合わせる形で遷移を設定します。これらを通じて、業務の流れを整理し、いつ、誰が、何を行う必要があるかを明確化できます。 しかし、実際のビジネスシナリオでは、2つの状態の間に発生する遷移やプロセスが1つだけとは限りません。 ...【Zoho CRM】任意のメール差出人名を設定したい
Q. IMAPのメール連携をしています。 任意のメール差出人名にてメールを送信したいのですが、どこから設定できますか？ 例）株式会社ゾーホー 像方太郎 A. メールの連携設定画面にて、任意のメールの差出人名を設定することができます。 上記の画面にて名前を設定しますと、任意の名前にてメールを送信することが可能でございます。 メール設定にて、名前が設定されていない場合や名前を変更したい場合には、 一度IMAP連携を解除して、再設定の際に設定したい名前をご入力いただけますと幸いです。 参考情報 ...【Zoho CRM】任意のタブが画面上部に表示されません。
任意のタブが画面上部に表示されてない原因としまして、タブグループによって表示されなくなっている可能性がございます。 タブグループの表示を「すべてのタブ」に変更していただき、表示されるかご確認いただけますと幸いです。 Zoho CRM Plusの場合には、以下の箇所にタブグループが表示されております。【Zoho CRM】任意の項目を必須項目もしくは非必須項目に設定する方法
以下の手順にて、Zoho CRMで任意の項目を必須項目もしくは非必須項目に設定することが可能でございます。 設定＞カスタマイズ＞タブと項目へ移動します。 任意のタブをクリックし、レイアウト編集画面を開きます。 画面左の新しい項目リストから、任意の項目をレイアウト内にドラッグアンドドロップします。 ...
Zoho Community
Zoho ユーザーが集うオンラインフォーラムでは、サービスの使いこなしに関する活発な議論や情報交換が行われています。