【Zoho Campaigns】ワークスペースの導入、各種連携の変更、役割と権限の変更に関するアップデートのお知らせ
2023年8月10日より、Zoho Campaigns をより快適にご利用いただけるよう、さまざまな機能アップデートを実施します。
以下、詳細をお知らせいたします。
1．変更：各種連携
2．変更：役割と権限
3．新機能：ワークスペースの導入
1．変更：各種連携
2021年のアップデートより、Zoho Campaigns とZoho CRM との連携は組織レベルに移行しました。（参照：新しいCRM 連携のヘルプ）今後、CRM 以外の連携についても、順次組織レベルに移行されます。
Zoho Campaigns アカウント（および他のアプリケーション）の管理者のみが連携と同期を実行する権限を持ち、各連携は、1つの同期に制限されます。
2023年8月10日以降、製品内の連携ページにアクセスすると、移行が必要であることを示す警告メッセージが表示されます。このメッセージをクリックし、「今すぐ移行」を選択すると、移行プロセスが開始されます。確認後、［進む］をクリックして続行します。次のステップでは、既存の組織アカウントを選択して同期を設定します。これは、Zoho Campaigns の既存バージョンで同期を開始する方法と同じです。
なぜ変更するのでしょうか？
- 私たちの目標は、Zoho Campaigns のすべての連携に即時同期を導入することです。今回のアップデートは、その達成に向けた初期段階となります。
- これまでは、同じ組織内のどのユーザーでも同期を作成できるため、同一の連絡先を複数回同期してしまうケースがありました。Zoho Campaigns では一意のメールアドレスのみが登録される仕様のため連絡先が重複することはありませんが、よりシンプルかつ合理的にするため、管理者のみが1つの同期を作成できるよう変更を行います。
これまでは、アカウント内の同期を削除できるのは同期を作成した人のみでした。今回のアップデートで管理者により多くの権限が与えられるようになりました。
変更によるメリット
組織の管理者のみが連携を実行し同期を管理することで、プロセスが整理され、より一貫性のあるデータを得ることができます。 GoToWebinar、Zoho Meeting、Zoho Backstage、Eventbrite の連携について
現在、過去のウェビナーやイベントと今後のウェビナーやイベントの同期を別々に作成することが可能です。
変更後：
同期が統一されるため、1つの同期のみがアクティブな状態を維持します。管理者が新しい設定に移行した後、新しい同期フローを作成する必要があります。古いフローは切り離されます。
なぜ変更するのでしょうか？
イベントやウェビナーを実施する場合、イベントやウェビナーごとに個別の同期を作成する必要があります。このアップデートにより、プロセスが簡素化され、複数の同期を管理するために必要な時間と労力が削減されます。
Google アナリティクス の連携 について
現在、Google アナリティクスのデータはZoho Campaigns にインポートされ、アナリティクス関連のすべての情報を確認することができます。
変更後：
- Google アナリティクスは最新バージョン（Version 4）に更新されます
- Google アナリティクス関連の情報がZoho Campaigns 上で表示されなくなるため、直接Google アナリティクス上で確認する必要があります
よくある質問
- 既存の同期はどうなりますか？
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新しい設定に移行するまでは、既存の同期は正常に動作します。移行後も既存の有効な同期は2024年7月15日まで有効で、それ以降は無効となります。 - 同期したアカウントを後から変更することは可能ですか？ その場合、データや同期が実行するアクションはどうなりますか？
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組織の管理者は、同期したアカウントを後から変更することができます。以前同期していたアカウントのデータは参照可能です。
2．変更：役割と権限
現在、 役割と権限は以下のように機能しています：
- 組織内のユーザーには、アカウントへのアクセスを制御するために、役割と権限が割り当てられる。
- 使用可能な役割は標準管理者と標準ユーザーで、データアクセス権限は「自分」と「その他」の2つのレベルがあります。
- また、ユーザーは組織のニーズに応じてカスタマイズされた役割を作成することができます。
変更後：
Zoho Campaigns では、4つの役割がデフォルトで用意されます：Admin（特権管理者）、Manager（一般管理者）、Editor（編集者）、Viewer（閲覧者）です。「自分」と「その他」のデータアクセス権限は削除されます。アカウントに追加の役割をすでに作成している場合、それらは新しい設定に移行されます。管理者は、引き続き新しい役割を作成し、その権限を変更することができます。デフォルトの役割は編集できません。
なぜ変更するのでしょうか？
- Zoho Campaigns には「自分」「その他」という概念があり、特にユーザーの役割やデータのアクセス管理に関して、チームコラボレーションを困難にしていました。
- これまでは、「Self（自分）」の権限を持つユーザーは送信者アドレスとカスタム項目を追加することができ、管理者はこれらを削除できませんでした。
新しい設定では、全体的な顧客体験を向上させ、管理者によりよい制御と整理の権限を提供します。
変更によるメリット
Zohoでは、セキュリティとプライバシーを重視しています。今回の変更により、組織のデータに対するセキュリティ管理が強化されます。例えば、キャンペーンを開始するために、デザイナーにEditorアクセス権を与え、マーケターにManager権限を与えることができます。このようなきめ細やかなアクセス制御により、組織はデータに対するセキュリティコントロールを強化することができます。
よくある質問
- 役割ごとに権限をカスタマイズすることは可能ですか？
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あなたが組織の管理者であれば、新しくカスタマイズした役割を作成し、権限を制御できます。ただし、デフォルトで用意された役割の権限をカスタマイズすることはできません。
3．新機能：ワークスペースの導入
注）Professional版のアカウントに限ります。
ワークスペースは、キャンペーンやワークフローを作成・整理するためのZoho Campaigns 内の独立したスペースです。組織の管理者は、1つのアカウント内に複数のスペースを作成し、複数の個人がアクセスできるようにすることができます。管理者は、ビジネスの特定のニーズに基づいて、各ワークスペースにアクセスできるユーザーを決定できます。
説明のため、Zylker社を例にとって考えてみましょう。Zylkerは製品ベースの会社で、ビジネスのさまざまなニーズに対する多くの製品群を持っています。Zylkerの管理者は、これらの異なる製品やチームの管理を明確かつ効率的に行うために、製品ごとに別々のワークスペースを作成し、それぞれのワークスペース（それぞれの製品）にユーザーを追加し、混乱や複雑さに遭遇することなくマーケティング活動を行うことができます。
ワークスペースを使用することで、Zylker社はデータの明確な分離を維持し、ある製品（ワークスペース）の顧客データが他の製品（ワークスペース）の管理責任者からアクセスできないようにすることができます。これにより、データのセキュリティが強化され、マーケティング活動を調整する際の混乱やミスを最小限に抑えることができます。
要約すると、
- Zoho Campaigns のワークスペースは、1つのアカウントでビジネスのさまざまな側面を整理して管理するための実用的なソリューションを提供します。
- サービスごとにワークスペースを作成することで、マーケティング活動を効率化し、適切なユーザーアクセスを割り当て、さまざまな部門やビジネスユニットでデータの整合性を維持することができます。
- 管理者は、すべての連絡先または指定した条件に一致する連絡先をワークスペースに追加できます。
- ユーザーは、あるワークスペースでは1つの役割を持ち、別のワークスペースでは別の役割を持つことができます。
今後、どのように機能するのでしょうか。
新しい連携設定に移行し、役割と権限を割り当てた後、デフォルトでアカウントにワークスペースが作成されます。管理者は、アカウント内に必要な数のワークスペースを作成し、各ワークスペースにユーザーを割り当て、すべての連絡先または指定された基準で定義された限定的な連絡先を取り込み、同じアカウント内でワークスペースを切り替えることができます。これにより、複数の組織/チームにまたがるキャンペーンの管理が非常に容易になり、キャンペーン管理の柔軟性と制御性が向上します。
よくある質問
- 自分のアカウントのワークスペースはどこで設定できますか？
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管理者で、自分のアカウントにワークスペースを設定したい場合は、「設定」>「ユーザーと権限」>「ワークスペース」の順に移動します。
- ワークスペースは削除できますか？ワークスペースが削除されるとどうなるのですか？また、データも削除されるのでしょうか？
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ワークスペースを削除するオプションはありません。ただし、管理者はワークスペースをアーカイブして、組織内の他のユーザーには表示されないようにすることができます。つまり、管理者のみがアーカイブされたワークスペースにアクセスできます。 - 異なるワークスペースからキャンペーンやデータにアクセスすることは可能ですか？
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管理者であれば、異なるワークスペースのキャンペーンやデータにアクセスすることができます。そうでない場合は、管理者にアクセス権を付与されたワークスペースにのみアクセスできます。 - 自分のアカウントに持てるワークスペースの数に上限はありますか？
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いいえ、作成できるワークスペースの数に上限はありません。 - 管理者でない場合、参加できるワークスペースの数に制限はありますか？
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いいえ、これも制限はありません。
これらの変更には調整が必要なため、移行に十分な時間を設けています。
これらのアップデートは2023年8月10日にZoho Campaigns に実装され、2024年7月15日までこの設定に移行することができます。
なお、これらのアップデートに伴う価格変更はありません。
本アップデートに関してご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
*本投稿は、Zoho Campaigns Community Forums へ投稿された内容を日本語訳したものです。原文はこちら
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