【Zoho CRM】不達メールの管理に関するアップデートのお知らせ
この機能アップデートは、すべてのユーザーに対し適用されています。
今回のアップデートにて、不達のメール管理システムを強化し、様々な不達メールを簡単に処理できるようになりました。
不達メールの管理は、顧客とのコミュニケーションを成功に導くための重要な要素となります。
以下、今回のアップデートに関する詳細をご紹介いたします。
不達とは、Zoho CRMが特定のメールアドレスにメールを送信できなかったことを指します。
不達のメールは、ハードバウンスとソフトバウンスの2つに大別されていました。
恒久的な不達と一時的な不達
問題の性質に応じて、メールの不達を、恒久的な不達と一時的な不達の２つのカテゴリーに分類します。
一時的な不達には、ソフトバウンスと特定の種類のハードバウンスが含まれます。メールアドレスが一時的にブロックされた場合、直接ブロックを解除することができます。
しかし、ハードバウンスは通常恒久的であり、CRMシステム内で解除することはできません。恒久的に不達になったメールアドレスがメールを受信できるようになった場合は、サポートチームまでご連絡ください。
データの詳細画面、メールの関連リスト、一覧表示では、不達になった各メールアドレスの不達の種類／カテゴリの詳細を確認できます。不達を示す警告（！）アイコンが表示され、そのアイコンにカーソルを合わせると詳細が表示されます。
有効なメールアドレスのブロック解除
今回の機能アップデートにて、メールの送信権限を持つユーザーは、Zoho CRM内から一時的にブロックされているメールアドレスを直接解除できるようになりました。
有効なメールアドレスのブロック解除は、以下の場所で行えます：
- データの詳細画面
その後、不達になったメールアドレス横に表示される警告（！）アイコンにカーソルを合わせ、不達の詳細を確認後に「メールアドレスのブロックを解除する」をクリックします。次に、一時的な不達を解決した旨を確認するチェックボックスにチェックを入れ、「確認」をクリックします。 - 一覧表示
まずはじめに、一時的に不達になったメールアドレスを含むデータをフィルターにて抽出します。その後、不達になったメールアドレス横に表示される警告（！）アイコンにカーソルを合わせ、不達の詳細を確認後に「メールアドレスのブロックを解除する」をクリックします。次に、一時的な不達を解決した旨を確認するチェックボックスにチェックを入れ、「確認」をクリックします。
- 一括更新
一括更新処理でメールアドレスのブロックを解除するには、ブロックを解除したいデータを選択し、「処理」メニューの「メールアドレスのブロックを解除する」ボタンをクリックします。次に、一時的な不達を解決した旨を確認するチェックボックスにチェックを入れ、「確認」をクリックします。
条件による定期的なブロック解除
6ヶ月に1度、定期的にメールアドレスのブロックを解除する仕組みを設けています。ブロックの原因となった問題が解決された場合、自動的にブロックが解除されます。
例えば、ポリシーに関連する理由でブロックされたメールアドレスは、適切なメール認証が確認できた場合にブロックが解除されます。
留意事項
- 一時的にブロックされたメールアドレスは、手動で5回までブロックを解除することができます。
- 5回ブロックを解除すると、Zoho CRMはそのメールアドレスを恒久的にブロックします。
- ブロックを解除しても、不達数はリセットされません。ブロックを解除する前に、ブロックの原因が改善されていることを確認することをお勧めします。
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