【Zoho CRM】ワークフローを設定する※スタンダードプラン以上
※ルール情報の設定にはワークフローの管理の権限が必要です。
※スタンダードプラン以上
手順をご案内します。（２０Step）
１）ワークフロー設定画面へ移動
「設定」＞「自動化」＞「ワークフロー」をクリックします。
２）ルールの作成画面へ移動
「ルールの作成」ボタンをクリックします。
３）タブの選択
ルールを作成したいタブをドロップダウンリストから選択します。
４）ワークフロールール名、ステータスの入力
ワークフローのルール名を入力します。
このルールを有効にする場合は「ステータス」にチェックをいれます。「詳細情報」に説明などを記載します。
「次へ」をクリックします。
５）ワークフロー実行タイミングの種類を選択
ワークフローを実行するタイミングの種類を選択します。
データを操作した時：データに関する操作をした場合に実行します。
例）見込み客の作成時
日付/日時：指定した日付の項目に実行します
例）見込み客の誕生日
６）実行タイミングを指定（日付/日時）
「日付/日時」を選んだ場合、実行日（指定した項目から○日前など）、実行時間、実行間隔（１回限り、毎月、毎年など）を入力します。
例）商談完了予定日３日前の朝9時にメールを送りたい
→3日前、9:00、1回限りと入力
７）実行タイミングを指定（データを操作した時）
「データを操作した時」を選んだ場合、実行したいタイミングを下記から選択します。
作成：データ（ここでは見込み客）を作成した時
編集：データを編集した時
作成/編集：データを作成した時、または、データを編集した時
特定項目の更新：特定の項目を更新した時
削除：データを削除した時
８）実行タイミングを「特定項目の更新」にした場合
実行タイミングを「特定項目の更新」にした場合は、対象の項目を選択します。
ワークフローの実行タイミングを「選択した項目すべてを更新した時」または「選択した項目のいずれかを更新した時」に、青字部分をクリックして切り替えます。
「次へ」をクリックします。
９）条件の追加
ワークフローを実行する条件を設定します。
例）自分が担当の見込み客が追加されたとき
条件は25件まで追加できます。条件を追加したいときは「＋」ボタンをクリックします。
１０）アクションの設定
ワークフローを実行するときのアクション（すぐに実行するアクション）を選択します。
１１）アクションの設定（メール通知）
メールを送付する場合（通知）、新しい通知を作成する場合は右上の「＋新しい通知」を、既存の通知を選択する場合は該当の項目のチェックボックスを選択します。
通知名、メールテンプレート、受信者を入力し、「保存して関連付け」をクリックします。
１２）アクションの設定（タスクの割り当て）
ワークフローの実行時にタスクを割り当てる場合、新しい割り当てを作成する場合は右上の「＋新しいタスク」を、既存の割り当てを選択する場合は該当の項目のチェックボックスを選択します。
「タスク名」「タスクの期限」「ステータス」「優先度」を入力し、必要に応じて「割り当て」「担当者に通知」「リマインダーのの送信」「詳細情報」を入力します。
＊マークは必須項目です。
「保存して関連付け」をクリックします。
１３）アクションの設定（特定項目の更新）
ワークフローの実行時に特定項目を更新する場合、新しく作成するには「＋新規」を、既存の更新アクションを選択するには該当の項目のチェックボックスを選択します。
「名前」「タブ（更新したい項目のあるタブ）」「更新（更新したい項目=更新したい値）」を入力します。
「保存して関連付け」をクリックします。
１４）アクションの設定（Web通知を呼び出す）
ワークフローの実行時にWeb通知を呼び出す場合、新しく作成するには「＋新しいWeb通知」を、既存の通知アクションを選択するには該当の項目のチェックボックスを選択します。
「名前」「通知先のURL（呼び出したいURL,POSTまたはGETを選択）」「タブ」「URLのパラメーター（呼び出し時に追加したいパラメーター）」を入力します。
*は必須項目です。
「保存して関連付け」をクリックします。
１５）アクションの設定（カスタム関数の実行）
ワークフローの実行時にカスタム関数を実行する場合、新しく作成するには「＋新しいDeluge」を、既存のカスタム関数を選択するには該当の項目のチェックボックスを選択します。
「ギャラリー（既存のカスタム関数）」「カスタム関数（組織のカスタム関数）」「自分で作成する」から選択します。
選択・設定し、「保存して関連付け」をクリックします。
１６）時間基準のアクションの追加
時間基準のアクション（指定した日時に実行するアクション）を設定する場合は「時間基準のアクションの追加」ボタンをクリックします。
１７）時間基準のアクションの時間設定
「名前」「実行日時（ワークフロー実行日から○日後など）」を入力して「次へ」をクリックします。
１８）時間基準のアクションの設定
設定した実行日時に実行したいアクションを設定します。
１９）ワークフローの保存
「保存」をクリックします。
２０）保存完了
ワークフローが保存されました。
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