【Zoho Forms】DeskのWebフォームをFormsのフォームに置き換えよう
Zoho FormsとZoho Deskを連携すると、フォームに送信された内容をもとに、問い合わせレコードを自動作成することが可能です。
フォームの作成を行う機能はZoho Desk内にもありますが、Zoho Formsのフォームを利用することで、よりスムーズな問い合わせ受付を実現できます。
この記事では、Zoho Formsを使った問い合わせフォームの作成例や、Zoho Desk連携の設定手順をご紹介します。
Zoho Formsのフォームを使うメリット
1. 条件分岐の設定
問い合わせ内容によって収集したい情報が異なる場合、条件に応じた項目の出し分けが可能です。
必要な項目のみを表示させることで、入力者にとって分かりやすいフォームを作成できます。
【例1】項目のルールの利用
ご契約関連の問い合わせの場合に限って、現在のご契約状況の詳細を確認する項目を表示させる、といった設計が可能です。
必要な場合にのみ入力を促すことで "無駄な入力" を防ぐことができ、入力者の心的ストレスを軽減します。
【例2】選択肢に応じた項目のルールの利用
複数の商品やサービスを提供している企業では、問い合わせの対象が多岐にわたるかもしれません。
問い合わせの際に対象となる商品・サービスの指定をスムーズに行えるよう、表示項目をコントロールできます。
入力者が「ご利用中の製品名」項目で選択した内容に応じて、
その製品の型番のみを「型番」項目に表示させる、といったイメージです。
関連FAQページ：【Zoho Forms】各種ルールの違い
2. 添付ファイルの受付
問い合わせ内容の正確な把握のために関連する画像や動画、ファイルを収集したい場合、アップロード用の項目を設置できます。
アップロードされた添付ファイルは、Zoho Deskへ同期することが可能です。
関連ヘルプページ：アップロード項目
3. 入力内容の一時保存
フォームの入力途中で内容を一時保存し、後から再開することが可能です。
入力途中で一度問い合わせページを離れた場合でも、内容を再入力する必要はありません。
関連FAQページ：【Zoho Forms】入力途中の回答を保存できますか？
4. デザインの自由なカスタマイズ
要件に応じて、フォームのビジュアルを自由にカスタマイズすることが可能です。
各パーツの色やサイズ・位置などを変更できます。
様々な用途に対応できるよう、テンプレートも豊富に用意されており、洗練されたデザインのフォームを簡単に作成できます。
関連FAQページ：【Zoho Forms】フォームのデザインを自由に変更できますか？Zoho Desk連携の設定手順
連携の設定は、フォームごとに実施します。
1. フォームの編集画面＞連携 の順に進み、Zoho Deskを選択します。
2. ［連携する］ボタンをクリックし、問い合わせレコードを作成したいZoho Deskのポータル・部門・レイアウトを選択します。
3. 項目の関連付けを行います。
Zoho Desk側で必須となっている項目は必ず関連付け、Zoho Forms側でも必須に設定する必要があります。
説明欄では、右上のボタンより各項目の値を差し込むことが可能です。
4. 画面下部の［連携する］ボタンをクリックすると、設定は完了です。
関連ヘルプページ：Zoho Forms - Zoho Desk連携
サンプルフォーム
活用イメージを掴んでいただくために、サンプルの問い合わせフォームをご用意いたしました。
アクセス・テスト入力が可能ですので、ぜひお試しください。
⚠️個人情報・機密情報の入力はお控えください。
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