【Zoho CRM】メール機能に関するアップデートのお知らせ
今回ご紹介する機能アップデートは、すべてのユーザーに対し適用されてされています。
データ管理の重要な側面の1つは、機密情報へ適切なユーザーのみがアクセスできるようにすることです。
これまで、Zoho CRMのサーバーから直接送信されたメールにはユーザー権限が適用されていませんでした。
IMAPサーバーおよびPOPサーバーを介して送信されたメールであれば、メール共有の権限が設定可能でしたが、
Zoho CRMから送信されたすべてのメール(個々のメール、組織のメールアドレスを使用して送信されたメール、一括送信メール、ワークフローにより送信されたメールなど含む)には、役職に関係なく、データの表示権限を持つすべてのユーザーがアクセスできていました。
たとえば、標準権限を持つユーザーはデータが共有されれば管理者のメールを見ることができ、その逆も同様でした。
今回、Zoho CRM内のメールへのアクセスおよびメールの共有に関していくつかのアップデートがありますので、以下にご紹介します。
1. 標準のアクセス権限の導入
［セキュリティ管理］＞［役職と共有］＞［データ共有設定］で、Zoho CRM内から送信されたメールにアクセスするための組織の標準権限を設定できるようになりました。
デフォルトでは、標準のアクセス権限は［組織内共有（表示／編集／削除）］に設定されています。
［非公開］、［組織内共有（表示のみ）］、［組織内共有（表示／編集）］のいずれかを選択することも可能です。
- 表示: メールの閲覧を許可します。
- 編集: メールの返信または転送を許可します。また、下書きまたは予約されたメールの編集を許可します。
- 削除: 下書きまたは予約されたメールの削除を許可します。
それぞれのアクセス権限では、以下のようなことが可能です。
- ［非公開］：メールはデータの担当者（＝メールを送信したユーザー）および担当者より上位の役職のユーザーによって閲覧・返信可能です。つまり、非公開とはいっても、組織内の上位レベルのユーザーは必要に応じてメールにアクセスできます。
- ［組織内共有（表示のみ）］：CRM組織内のすべてのユーザーが他の人から送信されたメールを閲覧できます。返信、転送、下書きの編集、メールの削除などの追加操作は、メールの担当者とそれより上位の役職のユーザーのみが行えます。担当者と同じレベル以下のユーザーは、メールの閲覧のみ可能で、追加操作を行うことはできません。
- ［組織内共有（表示／編集）］：CRM組織内のすべてのユーザーがすべてのメールを閲覧できます。また、下書きと予約されたメールの両方に対して返信、転送、編集が可能です。ただし、メールを削除することはできません。
- ［組織内共有（表示／編集／削除）］：メールへの最も広範なレベルのアクセスが提供されます。CRM組織内のすべてのユーザーは、すべてのメールを閲覧して返信することができ、下書きや予約されたメールの編集や削除も可能です。
2. メールの下書きにおける変更点
- 下書きの担当者：下書きメールは作成画面で直接開かれ、担当者はメールの編集と送信を行うことができます。
- 下書きの担当者以外のユーザー：下書きメールは表示専用モードで開きます。ユーザーが下書きを編集するために必要な権限を持っている場合は、［編集する］ボタンが利用可能になります。このボタンをクリックすると、下書きが作成画面で開かれ、編集ができます。
さらに、管理者または権限の高いユーザーが、別のユーザーの作成した下書きを編集すると、ポップアップ通知が表示されます。下書きの編集を行ったユーザーに、下書きの所有権が譲渡されることを通知します。
3. メールの送信予約における変更点
これまで、予約されたメールの削除は管理者とメールの担当者の両方によって可能でしたが、編集は担当者のみが可能でした。
アップデートにより、必要な権限を持つユーザーが、別のユーザーにより作成・予約されたメールの編集および削除が可能になりました。
4. レポートにおける変更点
これまで、メールレポートにアクセスできるユーザーは誰でも、別のユーザーのメールデータの閲覧が可能でした。
アップデートにより、ユーザーは他のCRMタブのレポートと同様に、アクセス権限のあるメールレポートのデータのみを閲覧できます。
ただし、これらの権限は、メールがレポートの基準タブとして選択された場合にのみ適用されるので注意が必要です。
他のタブが基準タブとして設定されている場合、そのタブの権限のみが考慮されます。
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