【Zoho CRM】Google連絡先との連携フローに関する機能改善のお知らせ
Google連携における連絡先の同期機能が刷新されました。同期のプロセスを再設計し、どのデータをGoogleに送信するかをユーザーがより細かく管理できるようになり、Zoho CRMとGoogle間のデータ連携がよりスムーズになりました。
今回のアップデートにより、連絡先タブ以外の同期が可能になりました。連絡先情報を保存するカスタムタブなら、どのタブでも同期設定が可能です。これにより、カスタムタブのデータもGoogle連絡先に表示されるようになります。
さらに、連携設定の安全なテスト環境を提供します。本番環境へ展開する前に、サンドボックス環境で同期設定をテストできます。
アップデートによる変更点
- 最大5つのタブとの同期設定
- 連絡先同期の3ステップ
- Googleと同期するタブを選択
- 必要に応じてカスタム項目を追加
- 同期対象項目のデフォルト値を設定
- Google連絡先のラベル自動作成
詳細を確認してみましょう。
最大5つのタブとの同期設定
現在は、Zoho CRMの連絡先タブのみが同期対象です。
今回の機能強化により、Googleアカウントと最大5つのタブを同期できるようになります。これには連絡先情報を保存する標準タブとカスタムタブの両方が含まれます。
例えば、連絡先タブ・仕入先タブ・見込み客タブに加え2つのカスタムタブ、もしくは希望に応じて5つのカスタムタブを同期することができます。
連携の3ステップ
現在は、ユーザーはZoho CRMの連絡先タブのみに対して同期プロセスを設定できます。Googleの連絡先リストと対応するZoho CRMの連絡先ビューを選択し、同期設定を行い、項目のマッピングを確認し、同期の頻度を選択し、保存します。
今回、このプロセスを3段階に再設計しました。これにより、他のタブからの同期、カスタム項目のマッピング、項目の初期値の設定が可能となりました。
ステップ1: ユーザーは連絡先、見込み客、仕入先、およびすべてのカスタムタブからGoogleとの同期対象を選択できます。現在は、連絡先タブのみが対象です。これらのタブからユーザーが所有するデータのみが同期されます。
ステップ2: ユーザーはZoho CRMとGoogle間のマッピングのためにカスタム項目を追加できます。また、同期するタブからカスタム項目を選択することも可能です。同期後、これらの項目は自動的にGoogleに表示されます。現在は、項目のマッピングには標準項目のみが表示され、カスタム項目はサポートされていません。
ステップ3: ユーザーは項目の初期値を設定でき、これにより同期時に空のデータがCRMに送信されるのを防ぐことができます。現在は、項目の初期値を設定する方法がなく、そのため同期後に空の項目が返される場合があります。
Google連絡先のラベル自動作成
Googleの連絡先ラベルは、選択したタブに基づいて自動的に作成されるようになり、設定がより簡単かつ一貫性のあるものになります。同期時には、この自動生成されたラベルがGoogleに表示され、関連するすべてのデータがそのラベルの配下に同期されます。これにより、手間をかけることなく、より整理された状態を保つことができます。
注記：
1. 連絡先同期は組織レベルではなくユーザー個人レベルで機能するため、各ユーザーのGoogleアカウントには関連する連絡先のみが同期されるようにしたいと考えています。今後は、CRMで自身が所有する連絡先のみがGoogleアカウントに同期され、他のユーザーが所有する連絡先は同期対象外となります。
2. さらに、連絡先同期はカスタムビューの選択ではなく、データの所有者とタブレベルでの選択に基づいて行われるようになります。
この機能強化によるユーザーへの影響
既存ユーザーの場合：現在の同期設定は変更されません。ただし、既存の同期を無効化し、連絡先同期を再度有効化した場合、新しいフローが適用されます。
新規ユーザーの場合：新規のGoogle連携設定はすべて、デフォルトでこのフローが適用されます。
今回の機能強化では、Zoho CRMのGoogle連携をより機能的で使いやすく、信頼性の高いものにすることに重点を置いています。
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