【Zoho CRM】メール機能に関する様々なアップデートについて
この機能アップデートは、すべてのユーザーに適用されています。
ビジネスを成功させるには、絶え間ないコミュニケーションが必要です。Zoho CRMでは、連絡先、見込み客、仕入先、その他の関係者のデータがさまざまなタブに保存されています。これらのタブやデータには、多くのメール機能が用意されています。これらの機能により、ユーザーはZoho CRMの画面内で便利にメールを送受信することができ、メールに関連する内容にすぐにアクセスすることができます。
今回のアップデートの概要
仕入先タブでメール機能が使用できるようになり、他のタブの既存のメール機能にいくつかの改良が加わりました。
以下詳細をご紹介します。
連絡先タブ
これまで
- メール作成時に、（標準の「メール」項目に記載された）メールアドレスおよび（標準の「サブのメールアドレス」項目に記載された）サブのメールアドレスに簡単にアクセスできました。カスタムのメール項目に記載されている追加のメールアドレスは使用できず、手動で入力する必要がありました。
- メールの関連リストには、標準のメール項目及びサブのメールアドレス項目に記載されたメールアドレスを含むやりとりが含まれていました。カスタムのメール項目に記載されたメールアドレスとのやりとりを確認するには、メールアプリに切り替える必要があり、全体のやりとり内容を把握するには、CRMとメールアプリを何度も切り替える必要がありました。
今回のアップデートにて、カスタムのメール項目に記載されたメールアドレスは、メール作成画面で宛先の候補メールアドレスとして表示されるようになりました。メール作成画面の宛先セクションをクリックすると、その連絡先データに保存されているすべてのメールアドレス（標準のメール／サブのメールアドレス項目およびカスタムのメール項目）の一覧が表示されます。
（標準のメールアドレス項目およびカスタムのメールアドレス項目の両方に記載された）これらのメールアドレスから送受信されたメールは、メールの関連リストに表示されます。
カスタムのメール項目に対応したことにより、メールの関連リスト内でより多くのやりとりが表示されるようになります。そこで、必要なやりとりを確認できやすくなるよう、フィルターに対してもアップデートが行われました。
例えば、特定のCRMユーザーと連絡先のメールアドレスの間で送信されたメールを表示することができます。
連絡先とのすべてのやりとりの全体像を把握したい場合は、「すべてのメール」ビューを選択できます。これにより、メール項目、サブのメールアドレス項目、およびカスタムのメール項目に記載されたメールアドレスに関連するすべてのメールのやりとりが表示されます。
留意事項
- 「すべてのメール」ビューは、（標準のメール項目を含む）入力済みのメール項目の合計数が5個以下の場合にのみ使用できます。
- メール項目の合計数が5個を超える場合、「すべてのメール」ビューではなく、「 CRMから送信したすべてのメール」ビューが表示されます。
カスタムのメール項目に記載されたメールアドレスとのやりとりについて
連絡先タブに加え、見込み客、仕入先、カスタムタブでもカスタムのメール項目に対応しました。
これらのタブでは、
- カスタムのメール項目に記載されたメールアドレスとのやりとりがメールの関連リストに表示されるようになり、「すべてのメール」ビューも追加されています。
- メール作成画面で、カスタムのメール項目が宛先の候補メールアドレスとして表示されるようになりました。
取引先タブ
取引先タブに「メールを送信する」ボタンが追加されました。メールの作成画面内で、関連する連絡先のメールアドレスが宛先のメールアドレス候補として表示されるようになりました。
さらに、取引先のメールの関連リストでは、関連する連絡先のカスタムのメール項目に記載されたメールアドレスからのメールも表示されます。
なお、取引先タブでは「すべてのメール」ビューは利用できません。一括メール送信機能は現在開発中です。
「メールを送信する」ボタンをクリックすると、取引先タブ固有のメールテンプレートや取引先データの添付ファイルにアクセスできます。
しかし、ユーザーは、取引先タブで使用するために、連絡先タブ固有メールテンプレートや連絡先データの添付ファイルも管理していることが確認されており、現在の挙動を完全に置き換えると、不都合が発生する可能性がありますが。そのため、ユーザーが取引先タブ内のメールの関連リストで「メールを作成する」ボタンをクリックすると、次のような挙動がが発生します・
- メールの関連リストで「関連する連絡先に関連するメールアドレス」オプションが選択されている場合、ユーザーは連絡先タブ固有のメールテンプレートや連絡先データの添付ファイルにアクセスできます。
- それ以外の場合、ユーザーは取引先タブ固有のメールテンプレートや取引先データの添付ファイルにのみアクセスできます。
商談タブ
商談タブに「メールを送信する」ボタンが追加され、メール作成画面にて関連する連絡先の役割に紐づいているメールアドレスが宛先の候補として表示されるようになりました。
仕入先タブ
先日、仕入先タブにメール機能が追加され、仕入先データに対し、CRM上から個別メールおよび一括メールが送信できるようになりました。
詳細は、こちらをご確認ください。