【Zoho CRM】新規登録ユーザーのドキュメントタブやファイルストレージは、Zoho WorkDriveによって提供されるようになりました。
今回のアップデートにより、Zoho WorkDriveでは、すべてのデータセンターのCRM新規登録ユーザー用のファイルストレージを提供するようになりました。
既存ユーザーへの適用時期については、今後お知らせします。
初期リリースには以下の変更が含まれます。
- CRM組織と既存または新規のWorkDriveアカウントを接続するオプションがあります。
- この接続されたWorkDriveアカウントには、以前はZoho Docsによって提供されていたDocumentsタブからシームレスにアクセスできます。
- CRMデータに追加された添付ファイルは、データ担当者の「自分のフォルダー」セクション内の事前定義されたフォルダーに自動的に格納されます。
以下、詳細をご紹介します。
設定
この連携の設定は、新しいCRMアカウントに最初にログインする際に一度だけ行われます。
既存のWorkDriveアカウントがない場合、新しいWorkDriveアカウントが自動的に作成され、関連付けされます。
既にWorkDriveアカウントをお持ちの場合、WorkDriveの設定ポップアップが表示されます。
そのポップアップ内には、2つのオプションがあります：
- 既存のWorkDriveアカウントを関連付ける
- 新しいWorkDriveアカウントを作成する
設定後、CRM組織に関連付けられているWorkDriveアカウントの関連付けを解除することはできません。
現在、弊社でもこの関連付けを元に戻すことはできませんので、ご注意ください。
ドキュメントタブ
Zoho CRMの「ドキュメント」タブは、すべてのビジネス関連するドキュメントが保存、整理され、組織全体で共有される中心的なリポジトリです。ドキュメントタブに保存されるドキュメントの例としては、パンフレット、情報提供依頼書（RFI）、請求書、比較ドキュメント、プレゼンテーション、フォーム、契約書テンプレート、製品マニュアル、社内ハンドブックなどがあります。以前、この機能はZoho Docsによって提供されていました。
前述の通り、新規登録したユーザーの場合、このタブはZoho WorkDriveによって提供されます。すべてのCRMユーザーは2種類のフォルダ： 「自分のフォルダー」と「チームフォルダー」にアクセスできるようになります。
添付ファイル閲覧用の「自分のフォルダー」
Zoho CRMのデータに追加された添付ファイルは、ドキュメントタブのこのセクションのフォルダーに自動的に追加されます。これらのフォルダーは、事前定義された構造（アプリ > Zoho CRM > タブ名 > データ名 > 添付ファイル）に従い、「自分のフォルダー」内に格納されます。
「自分のフォルダー」内では、自分が担当者であるデータの添付ファイルのみが表示されます。WorkDriveやドキュメントタブ内で添付ファイルを追加、編集、削除することはできません。
この初期リリースでは、添付ファイルに関して以下の制限があります。
- 「ドキュメント」タブまたはZoho WorkDriveを介して、これらの添付ファイルを外部ユーザーと共有することはできません。
- データを共有すると、他のユーザーはデータの詳細ページで添付ファイルを表示できますが、「ドキュメント」タブやZoho WorkDrive では表示できません。この制限は、階層内の上位役職など、データにアクセスできる担当者以外にも適用されます。
- メモやメールの添付ファイルは、これらのフォルダには追加されません。
コラボレーション用の「チームフォルダー」
ドキュメントタブの「チームフォルダー」セクションは、CRM内でWorkDriveをフルに利用することができます。いくつかの例を見てみます。
ドキュメントタブ内にチームフォルダーを作成することができます。しかし、既存のWorkDriveアカウントに接続している場合、すでに大量のチームフォルダが作成されている可能性があります。これらのチームフォルダーをドキュメントタブに関連付けるだけで、CRM内からアクセスできるようになります。
「ドキュメント」タブで外部共有用リンクを作成すれば、組織外の人とファイルを共有できます。
チームフォルダー内の様々なユーザーによる活動もCRM内で確認することができます。
管理コンソールなどのWorkDrive管理者用の機能は、Zoho WorkDrive側からしかアクセスできません。「WorkDriveを開く」オプションをクリックすることで、すぐにアクセスすることができます。
留意事項
Zoho WorkDriveの無料のエッセンシャルプランをご利用の場合、Zoho WorkDrive側からチームフォルダーにアクセスすることはできません。
「ドキュメント」タブへのアクセス方法について
CRMの管理者は、「ドキュメント」権限を使用して、このタブへのアクセスを制御することができます。
個々のチームフォルダーは、CRMユーザー、グループ、役職を割り当てることで、アクセス制御を行うことができます。
CRMユーザーが実行できる操作は、割り当てられたチームフォルダの役割によって異なります。各役職に対応する操作の一覧については、以下の画像をご参照ください。
CRMユーザーではないユーザーに対して、Zoho WorkDrive側から同じチームフォルダーへのアクセス権限を付与することができます。
料金とファイル容量
新しいWorkDriveアカウントを作成すると、自動的にEssentialsプランに関連付けされます。これはすべてのZoho CRMのプランで無料です。CRMアカウントが有料のWorkDriveプランに関連付けされている場合、そのストレージの制限がCRMのファイルストレージに適用されます。
プランのアップグレードや追加ストレージの購入は、CRMの「ファイル容量」画面で行うことができます。
ファイル容量の画面で、非含有のストレージは、現在WorkDriveのストレージプランに含まれていないファイルを指します。これらはストレージにカウントされます。非含有の容量は以下のとおりです。
- テンプレート
- ファイルのアップロード項目経由でデータに追加されたファイル
- 画像のアップロード項目経由でデータに追加された画像
- メモの添付ファイル
他のZohoアプリをWorkDriveに連携している場合、それらのストレージは統合され、WorkDriveの合計ストレージとして表示されます。このストレージはすべてのアプリで共有されるため、アプリ固有の制限は適用されません。
参考情報
Related Articles
【Zoho Sign】Zoho CRMとZoho Sign連携の設定
Zoho CRMとZoho Sign連携 Zoho SignとZoho CRMは連携可能です。 Zoho CRMのZoho Sign拡張機能を使用すると、CRMに保存されている連絡先に、署名文書を直接送信できます。Zoho CRMの差し込み文書や会計テンプレートにも適用され、テンプレートから電子署名文書を送信できます。 例：会社の営業担当者がで署名のために同じ契約を異なる取引先に送信したい場合、名前、住所、添付ファイル、金額が異なる場合、差し込み印刷と在庫テンプレートの連携でスムーズ化します。 ...【Zoho CRM】Card Scannerアプリで名刺データをZoho CRMに取り込む方法
以下、Card ScannerアプリでCRMへデータを登録する手順をご案内します。 事前にZoho製品との同期と追加言語の設定を行ってください。 Card Scannerアプリの起動時に、右下の歯車マークをタップするで、自分のZohoアカウント名の表示がされているか、また追加言語設定が完了しているか確認できます。 ①Card Scannerアプリを起動後、カメラへのアクセスを許可し、名刺を撮影します。 ②名刺のデータが自動で解析されます。 ...【Zoho Invoice】 Zoho CRMの同期から連絡先同期まで
Zoho CRMの連絡先同期 「設定」アイコンをクリックします。 「連携」をクリックします。 「Zohoサービス」をクリックします。 「接続」をクリックします。 「Zoho CRMへの接続 」をクリック： 「Zoho CRMへの接続 」ページが表示されます。 「1.Zoho CRMの認証情報」セクションの「Zoho CRMへの接続 」をクリックします。 メールアドレスを入力： 「Zoho CRMへの接続」のポップアップページが表示されます。 Zoho ...【Zoho CRM】送信したメールの送信結果の確認方法
個別メール ①データの詳細画面内 個別に送信したメールの反応は、メールを送信したデータの詳細画面へ移動し、「メール」関連リスト内の「ステータス」項目でご確認いただけます。 ②レポート 個別に送信したメールの送信結果をまとめて確認したい場合には、レポートを使用します。 レポートタブへ移動し、「メールのレポート」フォルダーからデフォルトで用意されている「送信したメールの状況」レポートを選択します。 一括メールのみの送信結果を確認したい場合には、詳細フィルターで「経路 次の値と等しい 個別( ...【Zoho Recruit】Zoho CRMから部署や連絡先をインポート
求人関連の部署や連絡先を追跡したい場合は、Zoho CRMからデータを連携・転送できます。 Zoho CRMと統合することによって、Zoho Recruitでその詳細を追跡することができます。 英語での詳細は以下をご参照ください： https://help.zoho.com/portal/kb/articles/zoho-crm-integration-overview%E2%80%8B Zoho Recruit、求人、候補者、連絡先、部署をZoho CRMからインポートできます。 ...
Zoho Community
オンライン掲示板やユーザー交流会など、Zoho活用に役立つコンテンツが満載！
Zoho CRM 管理者向けオンライントレーニング
Zoho CRM 導入後の動き出しをスムーズに。初期設定から操作方法、便利機能まで… Zoho の講師がデモを交えて解説。CRM管理者の必須スキルを短期間で習得しましょう。