【Zoho CRM】新規登録ユーザーのドキュメントタブやファイルストレージは、Zoho WorkDriveによって提供されるようになりました。

【Zoho CRM】新規登録ユーザーのドキュメントタブやファイルストレージは、Zoho WorkDriveによって提供されるようになりました。


今回のアップデートにより、Zoho WorkDriveでは、すべてのデータセンターのCRM新規登録ユーザー用のファイルストレージを提供するようになりました。


初期リリースには以下の変更が含まれます。
  1. CRM組織と既存または新規のWorkDriveアカウントを接続するオプションがあります。
  2. この接続されたWorkDriveアカウントには、以前はZoho Docsによって提供されていたDocumentsタブからシームレスにアクセスできます。
  3. CRMデータに追加された添付ファイルは、データ担当者の「自分のフォルダー」セクション内の事前定義されたフォルダーに自動的に格納されます。
以下、詳細をご紹介します。

設定

この連携の設定は、新しいCRMアカウントに最初にログインする際に一度だけ行われます。
既存のWorkDriveアカウントがない場合、新しいWorkDriveアカウントが自動的に作成され、関連付けされます。



既にWorkDriveアカウントをお持ちの場合、WorkDriveの設定ポップアップが表示されます。
そのポップアップ内には、2つのオプションがあります：
  1. 既存のWorkDriveアカウントを関連付ける
  2. 新しいWorkDriveアカウントを作成する

設定後、CRM組織に関連付けられているWorkDriveアカウントの関連付けを解除することはできません。
現在、弊社でもこの関連付けを元に戻すことはできませんので、ご注意ください。


ドキュメントタブ

Zoho CRMの「ドキュメント」タブは、すべてのビジネス関連するドキュメントが保存、整理され、組織全体で共有される中心的なリポジトリです。ドキュメントタブに保存されるドキュメントの例としては、パンフレット、情報提供依頼書（RFI）、請求書、比較ドキュメント、プレゼンテーション、フォーム、契約書テンプレート、製品マニュアル、社内ハンドブックなどがあります。以前、この機能はZoho Docsによって提供されていました。


前述の通り、新規登録したユーザーの場合、このタブはZoho WorkDriveによって提供されます。すべてのCRMユーザーは2種類のフォルダ： 「自分のフォルダー」と「チームフォルダー」にアクセスできるようになります。

添付ファイル閲覧用の「自分のフォルダー」



Zoho CRMのデータに追加された添付ファイルは、ドキュメントタブのこのセクションのフォルダーに自動的に追加されます。これらのフォルダーは、事前定義された構造（アプリ > Zoho CRM > タブ名 > データ名 > 添付ファイル）に従い、「自分のフォルダー」内に格納されます。
「自分のフォルダー」内では、自分が担当者であるデータの添付ファイルのみが表示されます。WorkDriveやドキュメントタブ内で添付ファイルを追加、編集、削除することはできません。

この初期リリースでは、添付ファイルに関して以下の制限があります。
  1. 「ドキュメント」タブまたはZoho WorkDriveを介して、これらの添付ファイルを外部ユーザーと共有することはできません。
  2. データを共有すると、他のユーザーはデータの詳細ページで添付ファイルを表示できますが、「ドキュメント」タブやZoho WorkDrive では表示できません。この制限は、階層内の上位役職など、データにアクセスできる担当者以外にも適用されます。
  3. メモやメールの添付ファイルは、これらのフォルダには追加されません。

コラボレーション用の「チームフォルダー」


ドキュメントタブの「チームフォルダー」セクションは、CRM内でWorkDriveをフルに利用することができます。いくつかの例を見てみます。

ドキュメントタブ内にチームフォルダーを作成することができます。しかし、既存のWorkDriveアカウントに接続している場合、すでに大量のチームフォルダが作成されている可能性があります。これらのチームフォルダーをドキュメントタブに関連付けるだけで、CRM内からアクセスできるようになります。

「ドキュメント」タブで外部共有用リンクを作成すれば、組織外の人とファイルを共有できます。


チームフォルダー内の様々なユーザーによる活動もCRM内で確認することができます。

管理コンソールなどのWorkDrive管理者用の機能は、Zoho WorkDrive側からしかアクセスできません。「WorkDriveを開く」オプションをクリックすることで、すぐにアクセスすることができます。


留意事項
Zoho WorkDriveの無料のエッセンシャルプランをご利用の場合、Zoho WorkDrive側からチームフォルダーにアクセスすることはできません。

「ドキュメント」タブへのアクセス方法について


CRMの管理者は、「ドキュメント」権限を使用して、このタブへのアクセスを制御することができます。


個々のチームフォルダーは、CRMユーザー、グループ、役職を割り当てることで、アクセス制御を行うことができます。


CRMユーザーが実行できる操作は、割り当てられたチームフォルダの役割によって異なります。各役職に対応する操作の一覧については、以下の画像をご参照ください。


CRMユーザーではないユーザーに対して、Zoho WorkDrive側から同じチームフォルダーへのアクセス権限を付与することができます。


料金とファイル容量

新しいWorkDriveアカウントを作成すると、自動的にEssentialsプランに関連付けされます。これはすべてのZoho CRMのプランで無料です。CRMアカウントが有料のWorkDriveプランに関連付けされている場合、そのストレージの制限がCRMのファイルストレージに適用されます。

プランのアップグレードや追加ストレージの購入は、CRMの「ファイル容量」画面で行うことができます。


ファイル容量の画面で、非含有のストレージは、現在WorkDriveのストレージプランに含まれていないファイルを指します。これらはストレージにカウントされます。非含有の容量は以下のとおりです。
  1. テンプレート
  2. ファイルのアップロード項目経由でデータに追加されたファイル
  3. 画像のアップロード項目経由でデータに追加された画像
  4. メモの添付ファイル
他のZohoアプリをWorkDriveに連携している場合、それらのストレージは統合され、WorkDriveの合計ストレージとして表示されます。このストレージはすべてのアプリで共有されるため、アプリ固有の制限は適用されません。






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