【Zoho WorkDrive】Zoho Oneユーザー向けのベストプラクティス
Zoho WorkDriveの利用を開始する方法や、おすすめの活用方法をまとめました。
1.Zoho OneユーザーがZoho WorkDriveを利用するメリットとは？
- Zoho OneにはWorkDriveのビジネスプラン相当の機能が含まれており、追加料金なしでご利用いただけます。
- チームで利用するファイルをチームフォルダにまとめて共有・一元管理できます。
- ユーザーごとに必要な範囲のアクセス権限を設定できます。
- Zoho Projects、Zoho Mail、Zoho Formsなど、他のZoho製品と組み合わせて利用できます。
2.Zoho WorkDriveの利用を開始しましょう！
組織の管理者の場合
① チームメンバーをWorkDriveに招待しましょう。
チーム管理者は、WorkDriveを利用するユーザーをチームに追加し、チームで利用する環境を構築できます。
② チームフォルダーを作成しましょう。
たとえば、以下のようなフォルダーを作成してみましょう。
- 営業部
- マーケティング部
- 社内共有資料
- プロジェクトA
- プロジェクトB
チームフォルダーは、部門やプロジェクト、担当業務などに応じて作成すると、関連するファイルを一元管理しやすくなります。
③ チームフォルダーにメンバーを追加し、役割を設定しましょう。
たとえば、資料を作成・編集する担当者には「編集者」、資料を確認するだけのユーザーには「閲覧者」を設定するといった使い分けができます。
組織の管理者以外のユーザーの場合
組織の管理者からWorkDriveへの招待を受けた場合は、招待メールからチームに参加できます。
上記で準備完了です。
早速WorkDriveにアクセスし、まずは日頃の業務で利用しているファイルを1件アップロードしてみましょう！
さらにご活用いただくためにファイルを更新すると、その変更履歴がバージョンとして保存されます。
「誤って上書きしてしまった」「以前の内容を確認したい」といった場合でも、過去のバージョンを確認したり、以前のバージョンに戻したりできます。
3.他のZoho製品とZoho WorkDriveを連携してみましょう
Zoho Oneでは、WorkDriveを他のZoho製品と連携することで、ファイル管理をその後の業務につなげることができます。
用途に合わせて、WorkDriveと普段利用しているZoho製品を連携してみましょう。
たとえば、
・プロジェクト資料
・議事録
・仕様書
・デザインデータ
・納品資料
などをプロジェクト単位でまとめて管理できます。
プロジェクトの進行管理とファイル管理を組み合わせたい場合に活用してみましょう。
Zoho MailとWorkDriveを連携すると、WorkDriveに保存されているファイルをメールに添付したり、リンクとして共有したりできます。
また、メールで受信した添付ファイルをWorkDriveに保存することもできます。
たとえば、
・WorkDriveの資料を顧客にメールで送付する
・受信した添付ファイルをWorkDriveに保存する
・メールで受け取った資料をチームフォルダーに整理する
といった場面で活用できます。
メールでのファイル送受信とWorkDriveでのファイル管理を組み合わせて、日々の業務を効率化してみましょう。
設定方法や詳細については、以下のページをご覧ください。
Zoho FormsとWorkDriveを連携すると、フォームから送信された添付ファイルをWorkDriveに保存できます。
たとえば、申込書や資料請求などのフォームで受け付けたファイルをWorkDriveにまとめて保存することで、フォームで収集したファイルを効率的に管理できます。
Zoho FormsとWorkDriveを組み合わせて、フォームから収集したファイルの管理を効率化してみましょう。
設定方法や詳細については、以下のページをご覧ください。