【Zoho CRM】差し込み文書機能に関するアップデートのお知らせ
この機能アップデートは、すべてのユーザーに対し適用されています。
今回、差し込み文書機能に関するいくつかのアップデートがありました。
Zoho CRM の差し込み文書機能では、（Zoho Writer と連携しており、）文書をカスタマイズして、見込み客や顧客に共有するプロセスを簡素化します。差し込み項目を活用することで、CRM のデータを既存のテンプレートと組み合わせることができ、文書ごとに新しいテンプレートを作成する必要がなくなります。この機能により、パーソナライズされた契約書、免責条項、利用規約などを簡単に送信することができます。
差し込み文書機能に関する詳細は、こちらをご確認ください。
以下、今回のアップデート内容詳細をご紹介いたします。
アップデート①：各種書類タブでも差し込み文書機能が利用できるようになりました。
これまで、差し込み文書機能は、 見込み客、連絡先、取引先、商談、およびカスタムタブのみで利用可能でした。今後は、見積書、受注書、発注書、請求書タブといった各種書類タブでも差し込み文書機能利用できるようになりました。
差し込み文書テンプレートと、各種書類テンプレートの違いについて
Zoho CRM では、見積書、受注書、発注書、請求書の各種書類テンプレートを作成することができますが、この各種書類テンプレートには以下の制限があります：
- 書式設定の制限：
各種書類テンプレートでは、関連する差し込み項目やその他の要素を設定することができます。ただし、それらの公式文書は、会社の法的ガイドラインに沿ったものでなくてはなりません。差し込み文書機能を使用すると、このレベルの標準化された書式設定を実現できます。 - テンプレートの送信：
各種書類テンプレートを作成した後に、それを顧客に送信するには、各データの詳細画面内から、1 件ずつ送信する必要がありました。今回、差し込み文書機能が各種書類タブにも対応したことで、一括で差し込みを行い、請求書などの文書をより簡単に顧客に送信できます。
アップデート②：PDF形式のインポートにも対応しました。
今回、既存のインポートテンプレート形式である.zdoc , .doc , .docxに加えて、PDFファイルを差し込み文書テンプレートとしてインポートできるようになりました。
PDFファイルの最大サイズは、10MBです。
アップデート③：差し込み項目として画像項目を差し込み文書テンプレートに追加できるようになりました。
以前は、画像を差し込み文書に直接インポートすることはできませんでした。今回のアップデートにて、差し込み文書で利用できる差し込み河野区として、画像項目が追加されました。画像項目を差し込み項目としてテンプレートに挿入することで、差し込み文書作成後に、挿入した画像が自動的に表示されます。Zoho Writer内の画像項目の詳細設定にて、追加される画像のサイズなどを管理できます。