【Zoho CRM】入力規則機能に関するアップデートのお知らせ
この機能アップデートは、すべてのユーザーに対し適用されています。
入力規則を設定することで、ユーザーに正しくないデータであることを警告し、正しくないデータが作成されるのを防ぐことができます。
入力規則は、以下のような場合に役立ちます。
- 8桁の見込み客番号に、8桁以外の数字のデータが入力されるのを防ぎたい
- 形式が正しくないデータが入力された際に、エラーメッセージを表示したい
今回、入力規則機能に新しい設定オプションが追加され、以下のことが可能になりました。
- 項目を検証して保存
- 注意メッセージ表示／確認後のデータ保存
- エラーメッセージの表示場所の指定
以下、詳細をご紹介します。
項目を検証して保存
以前は、各項目は「保存する」ボタンをクリックしたときにのみ検証されていました。
各データを入力する際に項目値を検証するには、
- 必須項目が入力されていることを確認する
- 項目値を検証するために「保存する」ボタンをクリックする
必要があり、「保存する」ボタンをクリックするたびに、すべての入力規則が実行され、各項目に対してエラーメッセージが表示されていました。
今回のアップデートにて、入力規則の実行条件： 「項目を検証して保存する」オプションが追加されました。
他の項目の入力に進む前に、重要な項目の値を素早く検証する必要があるかもしれません。そのような場合に 「項目を検証して保存する」オプションが役立ちます。
「項目を検証して保存する」オプションを選択した場合、項目値の検証は、項目下にある「検証する」ボタンをクリックしたときと、データを保存したときに行われます。これにより項目値の検証をすばやく行うことができます。
これは、条件に基づく入力規則と関数を使用する入力規則の両方で選択できます。
「項目を検証して保存する」の実行方法オプションは、以下の場所では適用できません。
- キャンバスページ
- 変換／一括変換ページ
- ステージの完了のポップアップ画面（商談の完了時）
- 詳細のポップアップ画面（データの詳細ページでの編集に対するレイアウトルールの実行時）
- ルックアップ項目のポップアップ画面
注意メッセージ表示／確認後のデータ保存
たとえば、組織では、15%を超える割引が禁止されているとします。また、営業担当者は、10%を超える割引を提供しないように推奨されています。
この場合、「割引」の項目に「15%」を超える値が入力されるのを制限し、かつ「10%」を超える値が入力された場合には注意メッセージを表示するように入力規則を設定できます。
入力規則の設定時、以下のいずれかの「入力規則の処理内容」を選択することが可能です。
- エラーで停止する（データの保存を制限する）
- 通知して許可する（ユーザーの確認後にデータを保存する）
「エラーで停止する」オプションを選択した場合、項目に無効な値が入力されると、ユーザーに対してエラーメッセージが表示されて停止します。データは保存されません。この機能アップデート以前は、これがすべての入力規則のデフォルトの動作でした。
今回の機能アップデートでは、保存前にデータを確認するようユーザーに促す注意メッセージを表示する：「通知して許可する」オプションを追加しました。
これは、入力された値が最適ではなく、入力された項目値を今一度確認させたい場合に便利です。
「通知して許可する」を選択した場合、ユーザーに対して注意メッセージが表示されます。ユーザーが操作を確定すると、データは保存されます。
この設定は、入力規則の各条件に対して個別に設定できます。
このオプションは、入力規則の種類が「条件を使用して検証する」、及び入力規則の実行方法が「保存のみ」と設定された入力規則のみで使用できます。
エラーメッセージの表示場所の指定
画面内において、エラーメッセージを表示する場所を指定できるようになりました。
入力画面内の各項目が関連付けられていない場合や、それぞれの項目に参照関係が設定されていない場合において、項目に無効な値が入力された際には、該当の項目のすぐ近くにエラーメッセージを表示するのが望ましいです。
このような場合では、「基準項目」オプションを選択することをお勧めします。以前は、すべてのエラーメッセージがこの方法で表示されていました。
一方、入力画面内の各項目が関連付けられている場合や、それぞれの項目に参照関係が設定されている場合において、項目に無効な値が入力された際には、画面の上部にエラーメッセージを表示することで、該当の項目をまとめて確認できます。
そのため、このような場合には「ページ上部」オプションを選択することをお勧めします。
入力規則の各条件に対して、個別にエラーの場所を設定することができます。
このオプションは、入力規則の種類が「条件を使用して検証する」、入力規則の実行方法が「保存のみ」及び、入力規則の処理内容が「エラーで停止する」と設定された入力規則のみで使用できます。
また、上記のアップデートに加え、ルックアップ項目とユーザー項目に対する入力規則も作成できるようになりました。
参考情報
Related Articles
【Zoho CRM】 見積書/請求書「税」の設定
税は手動で追加する必要がございます。 商品情報書類には税を入力する箇所が2つあります。 小計前そして小計後２箇所とも税 を適用できます。 （重複設定にご注意ください。） 但し、どちらにも税を適用すると二重に税が適用します。 その為、必要でない場合はどちらか一つにのみ入力してください。 例えば、小計前の税の適用を外し、 下記画像のように小計後の税項目にて税を適用すると税を表示できます。【Zoho Sign】Zoho CRMとZoho Sign連携の設定
Zoho CRMとZoho Sign連携 Zoho SignとZoho CRMは連携可能です。 Zoho CRMのZoho Sign拡張機能を使用すると、CRMに保存されている連絡先に、署名文書を直接送信できます。Zoho CRMの差し込み文書や会計テンプレートにも適用され、テンプレートから電子署名文書を送信できます。 例：会社の営業担当者がで署名のために同じ契約を異なる取引先に送信したい場合、名前、住所、添付ファイル、金額が異なる場合、差し込み印刷と在庫テンプレートの連携でスムーズ化します。 ...【Zoho CRM】Card Scannerアプリで名刺データをZoho CRMに取り込む方法
2019.07 時点の画像です 手順をご案内します。 事前にZoho製品との同期と追加言語の設定を行ってください。 カメラアプリの起動時に、右下の歯車マークをタップしていただくことで、ご自身のアカウント名の表示がされているか、また追加言語設定が完了しているか確認ができます。 １）Card Scannerアプリを起動し、「スキャンを開始する」をタップしてください ２）カメラへのアクセスを許可して、名刺を撮影してください ３）名刺のデータが自動で解析されます ...【Zoho CRM】メール上限
Zoho CRMでは、個別メールまたは一括メールを送信できます。 個別メール、一括メールのそれぞれの送信数に上限が設定されています。 個別メールの上限は、有料ユーザーかどうかと、ユーザー数によって変わります。 一括メールの上限は、ご利用のプランによって変わります。ユーザー数は影響しません。 上限についての詳細は以下をご参照ください。 メールの制限【Zoho CRM】 Zoho Campaignsとのメール機能の違い
【Zoho CRM】 Zoho Campaignsとのメール機能の違い メール配信機能の豊富さと、配信数が無制限であるところが大きく異なります。 まず、Zoho Campaignsでは、ステップメールをより柔軟に設定することが可能です。 例えば、メールを開封した人に次のメールを自動で送信したり、 リンクをクリックした人に自動でメールを送信できます。 また、配信するメールのA/Bテストの実施ができます。 事前に設定をしておくと、より閲覧されやすいメールを自動で送信することができます。 ...
Zoho Community
Zoho ユーザーが集うオンラインフォーラムでは、サービスの使いこなしに関する活発な議論や情報交換が行われています。