【Zoho CRM】ユーザー項目と階層設定に関するアップデートのお知らせ
今回のアップデートにて、ユーザー項目を介してデータにアクセスできるようになったユーザーのデータアクセスを規制したり、CRMの複数の箇所で「直属の上司」項目の機能を向上させております。
以下、今回のアップデート内容をご紹介いたします。
データのアクセス制限
Zoho CRMでは、コラボレーション、モニタリング、監査などを強化するために、データの担当者以外のユーザーを、ユーザー項目を使用してデータに関連付けることができます。
このようにして追加されたユーザーは、本質的にデータの担当者権限を共有し、データへのアクセスや編集が可能になります。
例えば、不動産物件の場合、管理者はデータへのアクセスを付与することなく、ユーザー項目として建築家の連絡先を追加できます。
顧客が掲載している住宅について何らかの疑問を持った場合、エージェントは顧客情報を開示することなく、建築家に迅速に連絡を取り、問い合わせを確認することができます。
データへのアクセスを制限する方法は？
ユーザー項目のプロパティ設定画面で、ユーザーはビジネス要件に基づいて「データへのアクセス権限を許可する」オプションを無効にすることができます。
「データへのアクセス権限を許可する」オプションを無効にすると、ユーザー項目にはユーザーの名前のみが表示されます。
関連付けられたユーザーは、データの表示やアクセスが許可されません。
留意事項
- デフォルトでは、「データへのアクセス権限を許可する」オプションは、単一ユーザーと複数ユーザー項目のどちら項目でも有効になります。
これは、既存のデータに対しても適用されます。 - データのアクセスを管理するには、手動でこのオプションのチェックを外す/無効化する必要がございます。
- 今回のアップデートにて、1つのレイアウトに追加できるユーザー項目数が3つから5つに増えました。
Zoho CRMでの「直属の上司」項目の表示
組織の階層設定が「直属の上司による階層」に設定されている場合、レポートや条件、フィルターや差し込み項目など、CRM内でユーザータブの項目が利用できる様々な箇所で、「直属の上司」項目が自動的に利用できます。
これらの項目で直属の上司が選択できます。
組織の階層設定が「役職による階層」に変更された場合、「直属の上司」項目は使用されていた場所で保持されます。
「役職による階層」への切り替え時には、「直属の上司」項目が使用されている場所の一覧がポップアップで表示され、管理者はそれらの場所で項目を保持するか、各使用場所から個別に削除するかを選択できます。