【Zoho Connect】「ゲスト招待」VS「非公開グループ」:投稿した情報を他のユーザーに公開したくない場合

【Zoho Connect】「ゲスト招待」VS「非公開グループ」:投稿した情報を他のユーザーに公開したくない場合


社員や重役だけの会話を、他の人たちに聞かれたくない場合の設定を紹介します。
前提:Zoho Connectでは、ネットワークに招待されたすべてのユーザーは、ネットワークの投稿が見えてしまいます。

(1)非公開グループを作成する

情報を見せたくない「外の方達」をユーザーとして招待して、「社員のみ」「役員のみ」「開発者のみ」などの非公開グループを作成し、そこで会話をすることで、プライバシーが守られます。非公開グループは、グループ外の人たちに存在すら表示されません。

メリット:
・外の方達たちもユーザーとして招待されるのでグループのアプリにアクセスできる
・Zohoにアクセスできるのでチャットが使える
・画像などのファイルのアップができる
・モバイルアクセスができる。

デメリット:
・うっかりネットワークフィードに投稿すると外の人たちに見えてしまう。
・ユーザー招待されると参加したユーザー同士の情報が見えてしまう。
・フォーラムを使うと見えてしまう。

(2)ゲスト招待を活用する

ゲストはグループにのみ招待されるので、ネットワークに関するすべてが見えません。(ゲスト招待の詳細)社員や重役以外の「外の方達」をゲスト招待することで、ネットワークの投稿がその方達に見えなくなります。

メリット:
・ネットワークフィードが確実に見えない設定が可能
・制限付きゲストならお互いの情報が見えない。
・フォーラムでも見えない

デメリット:
・ゲストは毎回のログインが特殊なURL画面からなので、少し面倒。
・ゲストはZohoサービスにアクセスしていないので、チャットや他の機能使えない。
・画像などのファイルのアップができる
・Zoho登録しないとモバイルアクセスができない。

(3)臨時の討論は非公開フィードを活用

グループを作成するほどでない一時的な話し合いは、非公開フィードを作成することで、フィードに招待されていない方達に見えなくなります。注意点としては、一度非公開にしたフィードは公開できません。




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