【Zoho WorkDrive】データテンプレート機能の強化とメタデータの拡張

非構造化ファイルの構造化、検索性の向上を通して、業務に即したデータ資産へと変換できるようになりました。

今回のアップデートにより、次の機能が強化されました。

1,000件を超えるカスタムフィールドを作成でき、そのうち最大1,000件のフィールドを検索対象として設定できます。
これにより、大規模なコンテンツを統一したルールで分類・管理できるようになります。
データテンプレートを利用できるユーザーやグループを限定できるようになりました。
これにより、構造化メタデータの定義や適用を行えるユーザーを制御し、適切なガバナンスを実現できます。

数千件の契約書を管理する法務部門では、契約金額、更新日、管轄区域、リスク区分などの検索可能なカスタムフィールドを備えたデータテンプレートを設定できます。また、データテンプレートを利用できるユーザーを権限のある担当者のみに制限することで、一貫したガバナンスを維持できます。

データテンプレートを適用すると、契約書は構造化された属性に基づいてすぐに検索・絞り込みが可能になります。これにより、監査の迅速化、契約更新日の事前管理、コンプライアンス管理の効率化を実現し、手作業による確認の負担を大幅に軽減できます。