【Zoho Forms】フォームの添付ファイルをZoho WorkDriveへ自動保存する方法

問い合わせフォームや採用応募、見積依頼などで受け取ったファイルを、手動でダウンロードして社内フォルダーに整理していませんか？

Zoho WorkDriveを活用すれば、Zoho Formsで収集した添付ファイルをZoho WorkDriveへ直接送信（プッシュ）し、自動で保存・整理できます。

本記事では、Zoho FormsとZoho WorkDriveを連携するメリットと、具体的な設定手順をご案内します。

Zoho FormsとZoho WorkDriveの連携のメリット

ファイルをWorkDriveに集約することで、業務効率・セキュリティ面で多くのメリットが得られます。

手作業の削減：フォーム送信と同時に、設定したWorkDriveフォルダーへ即座にファイルが転送されるため、ダウンロードや再アップロードの手間がかかりません。
柔軟なフォルダー自動生成・整理：送信者の名前や受付IDなどの入力値をもとに、フォルダーを自動生成して分類保存できます。
チーム内でのアクセス権限管理と情報共有：WorkDriveのチームフォルダー内に保存することで、担当チームや部署内でのファイルアクセス権限を安全に管理できます。
大容量ファイルの直接転送にも対応：通常、フォームに添付できるファイルサイズの上限は20MBですが、WorkDriveに連携すれば20MBを超えるファイルも受け付け可能です。※プレミアムプランおよび Zoho Oneプランにのみ対応。また、フォルダーの作成／管理方法として「手動」を選択する必要があります。

設定手順

1. 対象のフォームの編集画面を開きます。

2. ［設定］＞［送信と保存］＞［フォームの添付ファイルの管理］に進みます。

3. クラウドストレージ一覧から［Zoho WorkDrive］を選択します。

4. フォルダーの作成／管理方法を選択します。

・自動作成
まず、親フォルダーを指定します。（既存のフォルダーから選択、または新規作成します。）
次に、フォーム送信ごとに親フォルダー内に作成されるフォルダーの命名ルールを設定します。
例：「氏名_送信日時」のようにフォームの項目の回答値を組み合わせることで、フォーム送信ごとのフォルダーを自動作成できます。

・手動で管理　（※20MBを超えるファイルを受け付けたい場合はこちらを選択）
ファイルの保存先となるフォルダーを、既存のフォルダーから選択するか新規作成します。

5. 必要に応じて、各種オプションにチェックを入れます。