【Zoho Forms】生成するPDFにパスワードを設定できますか？

はい、Zoho Formsでは、カスタムPDFテンプレートから生成されるPDFにパスワードを設定できます。

PDFを開く際にパスワードの入力を求めることで、フォームから生成されたPDFへのアクセスを制限できます。

パスワードには、あらかじめ指定した固定の文字列だけでなく、フォームに入力された回答を利用することもできます。

1. PDFに固定のパスワードを設定する

PDFテンプレートに、任意の固定パスワードを設定できます。

ここでは、PDFのパスワードとして「opentestPDF」を設定する場合を例に説明します。

［設定］＞［PDFと差し込み文書］＞［PDFの編集］をクリックします。

［標準テンプレート］もしくは［自分のテンプレート］から対象のPDFテンプレートの［設定］を開きます。

本例では［自分のテンプレート］を取り扱います。

［Password Protection］を有効にし、［PDF Password］に「opentestPDF」と入力して［更新する］をクリックします。

設定後に生成されたPDFを開くと、パスワードの入力が求められます。

本例では「opentestPDF」と入力すると、PDFを開くことができます。

2. フォームの回答を利用してパスワードを自動生成する

PDFのパスワードには、固定の文字列だけでなく、フォームに入力された回答を使用することもできます。

ここでは、フォームに「登録番号」という整数値項目を作成し、その回答をPDFのパスワードとして使用する場合を例に説明します。

［PDF Password］の設定画面で項目の追加アイコンをクリックし、「登録番号」を選択します。

たとえば、回答者が「登録番号」に「123456」と入力した場合、生成されたPDFのパスワードも「123456」になります。

生成されたPDFを開く際に「123456」と入力すると、PDFを開くことができます。

【イメージ】

フォーム送信画面

生成されたPDFで「123456」をパスワードとして入力する画面

動的なパスワードに利用できる項目は、次のとおりです。

・名前（姓、名、ミドルネーム）

・メール

・1行テキスト

・整数値

パスワードには、最大3件の項目を指定できます。

まとめ

Zoho FormsのPDFパスワード保護機能を利用すると、フォームから生成されるPDFへのアクセスを制限できます。

固定パスワードを設定する方法に加えて、「登録番号」などのフォーム項目に入力された回答を利用して、回答ごとに異なるパスワードを設定することもできます。

PDFに含まれる情報を安全に共有したい場合や、回答者ごとに異なるパスワードを設定したい場合に活用できます。