【Zoho Forms】フォーム暗号化機能実装のお知らせ
Zoho Formsに フォーム暗号化機能 が実装されました。
取り扱うデータが機密性の高いものであり、情報漏えいが発生し信用面、法的責任、その他の面で大きな影響が生じる可能性がある場合、フォーム暗号化機能が役立ちます。
まずは、この機能で何ができるのかを簡単にご紹介します。
暗号化された各フォームは、利用者自身が設定するアクセスコードによって保護されます。
このコードがなければ、データの内容を読み取ることはできません。
たとえ第三者が不正にアクセスしたとしても、取得できるのは意味をなさない暗号化されたデータだけです。
仕組みについて(技術的な説明をできるだけ省いた簡単な流れ)
設定は、分かりやすい2段階の構成になっています。
■ステップ1：組織レベルで有効にする
組織の特権管理者が、組織レベルでフォーム暗号化を有効できます。
これは一度だけ行う設定であり、組織内のフォームで暗号化を利用できるようにするための全体設定です。
有効にすると、フォーム管理者は個別のフォームに対して暗号化を設定できるようになります。
■ステップ2：フォームごとに設定する
特定のフォームを暗号化する際は、英数字6文字のアクセスコードを設定します。
このコードを把握できるのは、設定した本人のみです。コードを忘れた場合は、登録済みのメールアドレス宛てに送信できます。
フォームで暗号化を有効にすると、ユーザーが以下にアクセスするたびに、アクセスコードの入力を求められます。
・すべてのデータ
・レポート
・承認
・タスク
アクセスコードを正しく入力すると、その後30分間はアクセス可能な状態が維持されます。30分が経過すると、自動的に再度ロックされます。
一度暗号化すると元に戻せない理由
一度フォームを暗号化すると、そのフォーム内のデータは永続的に暗号化された状態になります。
都合の悪いときに解除できてしまうセキュリティでは、本当の意味で安全とはいえません。永続的に暗号化される点こそが、この機能の重要な特徴です。
実際の運用上、すでにデータが登録されているフォームを暗号化することはできません。
フォーム暗号化を利用する予定がある場合は、回答の収集を開始する前に設定してください。
すでにデータが登録されているフォームではなく、新しく作成したフォームで設定する必要があります。
利用上の制限
暗号化を有効にすると、データを自由に外部へ送信したり、出力したりできなくなります。
■通知
設定済みの以下の通知は、引き続き送信されます。
・メール通知
・SMS通知
・WhatsApp通知
・モバイルアプリ通知
ただし、初期設定では、通知本文にフォーム項目のデータは含まれません。
■エクスポート
以下の操作は、組織レベルで設定された権限によって制限される場合があります。
・PDFまたはCSV形式でのデータエクスポート
・添付ファイルのダウンロード
・定期レポートメールの送信
組織管理者が組織全体の権限を管理し、フォーム管理者はその範囲内で設定を変更できます。
■連携とWebhook
連携機能やWebhookを利用するには、組織レベルとフォームレベルの両方で明示的に許可する必要があります。
権限は階層的に管理されます。
組織管理者が利用可能な上限を設定し、フォーム管理者はその範囲内で設定を行います。
これにより、組織全体のセキュリティを維持しながら、各チームに必要な柔軟性を提供できます。
■Zoho Sign項目を利用している場合
Zoho Sign項目を利用すると、回答者はフォーム内から直接文書に署名できます。
ただし、組織レベルまたはフォームレベルのいずれかで連携機能やWebhookが制限されている場合、暗号化されたフォームにZoho Sign項目を追加することはできません。
署名と暗号化の両方が必要な業務フローの場合は、最初に連携機能が許可されていることを確認してください。
チーム内のアクセス管理
実際の業務では、複数のユーザーがフォームを利用します。
そのため、フォーム暗号化機能では、複数ユーザーでの利用も考慮されています。
■アクセスコードの共有
フォーム管理者は、メールを使用して共同編集者にアクセスコードを直接送信できます。
■承認者
暗号化されたフォームに承認者を追加する際は、専用の［承認者にアクセスコードを通知する］オプションを利用できます。
このオプションを有効にすると、承認者が受信する承認通知にアクセスコードが含まれます。
そのため、フォーム管理者と別途やり取りをしなくても、承認者は承認画面へアクセスできます。
■ロックされたユーザー
ユーザーがアクセスコードを5回連続で間違えると、そのユーザーによるフォームデータへのアクセスは自動的にロックされます。
これにより、総当たり攻撃を防止しながら、必要に応じてロックを解除できます。
フォーム管理者は、暗号化設定画面でロックされたすべてのユーザーを確認できます。
また、ユーザーごとに個別でロックを解除することも、すべてのユーザーを一括で解除することもできます。
■30分間のロック解除時間
このセッション方式により、権限を持つユーザーが何度もアクセスコードを入力する必要はありません。
一方で、誰も操作していないブラウザー上で、無期限にアクセス可能な状態が続くこともありません。
有効にする前に知っておくべき重要事項
設定後に想定外の事態が発生しないよう、事前に以下の点をご確認ください。
■組織レベルの暗号化設定を無効にすると、新しいフォームを暗号化できなくなります。
ただし、すでに暗号化されているフォームは、引き続き暗号化された状態のままです。
■一度暗号化されたフォームは、組織レベルの暗号化設定を無効にした場合でも、永続的に暗号化された状態となります。
また、フォームレベルの暗号化設定から暗号化を解除することもできません。
■すでにデータが登録されているフォームには、フォーム暗号化を設定できません。新しいフォームで設定してください。
■暗号化されたフォームとHIPAA対応フォームは、同時に利用できません。
1つのフォームで有効にできるのは、いずれか一方のみです。
■組織レベルで制限されている機能は、暗号化されたフォーム側で有効にすることはできません。
これまでフォーム暗号化機能をご要望いただいていた皆さまから、ぜひご意見をお聞かせください。
関連ヘルプページ：フォームの暗号化
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Zoho Formsは、今後も多くのアップデートを予定しています。
最新のアップデート情報は、こちらのページからご確認ください。
翻訳元本社Community記事：Form Encryption is here!
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