【Zoho CRM】ポータル機能に関するアップデートのお知らせ
ポータル機能により、ビジネス要件に応じて、顧客、ベンダー、パートナー、エンドユーザーがCRMの様々なタブへアクセスできるようになりました。
ポータルが作成されると、サインアップしてCRMのポータルにアクセスするためのリンクが記載された招待メールがポータルユーザーに送信されます。
今回の機能アップデートにより、ポータルユーザーに送信される招待メールが改良されました。
以下、詳細をご紹介いたします。
ポータルユーザーのメールアドレスの変更
メールアドレスを変更すると、該当のポータルユーザーに対しメールアドレスの変更の確認メールが送信されます。
その後、既存のパスワードで直接ポータルアカウントにログインし、CRMのポータルへアクセスできます。
無効化されたポータルユーザーのメールアドレスを変更すると、ポータルユーザが有効化された際に、メールアドレスを認証するためのメールが送信されます。認証完了後、既存のポータルアカウントに引き続きアクセスすることができます。
メールテンプレートのカスタマイズ
「メールテンプレートのカスタマイズ」は、「設定」タブ内から可能です。
「招待の承諾/Accept Invitation」、「メールアドレスの認証/Confirm Email Address emails」用のメールをカスタマイズできます。
「招待の承諾」、「メールアドレスの認証」用のメールのパーソナライズ化
今回の機能アップデートにより、以下のメールテンプレートのカスタマイズオプションが利用できるようになりました。
- 言語に応じたテンプレートのカスタマイズ：管理者は、様々な言語でテンプレートを編集・保存できるようになりました。
ユーザーを招待する際、管理者は送信する招待メールの言語を選択します。
選択した言語にて保存されているテンプレートが使用され、招待メールが送信されます。留意点：
言語を変更すると、システム提供の初期状態のメール内容のみが自動的に翻訳されます。
特定の言語にてメール内容をカスタマイズした場合には、自動的にそのカスタマイズ内容にて翻訳されませんので、特定の言語用カスタマイズ/翻訳する必要があります。
- デフォルトの差出人・返信先メールアドレスの設定：招待メールのデフォルトの差出人・返信先メールアドレスを設定できるようになりました。
例）差出人メールアドレス ー zylker@portal-support.com、
返信先メールアドレス - pattrick-jones@portal-support.com
- メールの件名のカスタマイズ
- メール本文での差し込み項目の使用：項目値を取得できる差し込み項目がメール本文内に挿入できるようになりました。
- メールのテキスト形式： フォント、大きさ、スタイル、色、背景、配置など、基本的なテキストのカスタマイズオプションは、テンプレートのカスタマイズウィンドウですべて利用できます。また、メール本文に画像やハイパーリンクを追加することも可能です。
- 招待承諾のボタンまたはリンクの設定：招待承諾のボタンまたはリンクを設定できます。
留意点：
ポータルのURLは削除することができますが、テンプレートの保存時にエラーが発生します。
「初期状態にリセット」リンクをクリックすると、元のリンクと内容に戻すことができます。
未認証ユーザーの分類
未認証ユーザーは、「招待が未承諾の」、「ログインが保留中の」という2カテゴリーに分類されました。
招待を承諾していないユーザーは、「招待が未承諾の」のカテゴリーに、
既存のポータルユーザーのメールアドレスがCRM上で更新されても、該当のポータルユーザーが新しいメールアドレスを認証していない場合は、「ログインが保留中の」のカテゴリーに表示されます。
既存のポータルユーザーのメールアドレスがCRM上で更新されても、該当のポータルユーザーが新しいメールアドレスを認証していない場合は、「ログインが保留中の」のカテゴリーに表示されます。
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