【Zoho CRM】新バージョンのメール構文解析に関して
今回、Zoho CRMのメール構文解析機能にて、新機能を搭載し、完全に再設計された新バージョンがリリースされました。
なお、旧バージョンのメール構文解析機能は、2023年6月1日に使用できなくなります。
提供終了後、旧バージョンのメール構文解析は、CRMアカウントで使用できなくなります。
この旧バージョンの提供終了に備え、できるだけ早く新バージョンのメール構文解析機能をお試しいただくことをおすすめいたします。
今回、この投稿では、主に以下の点についてご紹介いたします。
‐新バージョンのメール構文解析機能の詳細
‐旧バージョンの提供終了に対する対応
メール構文解析機能とは
メール構文解析機能は、Zoho CRMのデータ抽出ツールで、見込み客の生成や情報更新など様々なビジネスの局面で組織を支援します。受信したメールから情報を抽出し、Zoho CRMにデータを追加する処理を自動化するように設計されています。
新バージョンのメール構文解析機能について
最新のメール構文解析に切り替えることで、ご確認いただける機能は、以下の通りです。
１．すべてのメール構文ルール共通の構文解析用のメールアドレス
以前は、メール構文解析のルールごとに、メール構文解析用のメールアドレスが異なっていました。個々のベンダーごとに新しいメール構文解析のメールアドレスを割り当て、追跡するのは面倒な作業であり、これらのメール構文解析用のメールを追跡・管理するためのプロセスにも、時間がかかることがありました。
しかし、新バージョンのメール構文解析では、すべてのルールに共通の構文解析用のメールアドレスが1つのみ存在します。つまり、扱うベンダーの数や作成するルールの数に関係なく、1つの構文解析用のメールアドレスをすべてのメール構文解析にて使用できます。
このため、メール構文解析の操作は非常に簡単で、設定やメンテナンスにかかる時間も大幅に短縮されます。
また、設定の段階で、全ルールで共通する、最大5つの承認済みメールアドレスを設定することができます。
２． より直感的な設定画面
新バージョンのメール構文解析では、区切り記号で構文解析が行われる旧バージョンとは異なり、設定インターフェース全体が自由な解析を可能にし、直感的で、より使いやすいものとなっています。
メール構文解析の設定画面では、項目の関連付けと同画面にて、解析されたデータのプレビューが自動的に表示されるので、すべての関連付けた項目名と値をご確認いただけます。
また、「カスタマイズ処理」タブでは、条件に基づいてメール構文解析が適用されるメールをフィルタリングし、承認の申請、項目の更新、割り当てルールに基づいたデータの割り当てなどの自動処理を設定するオプションが用意されています。
また、旧バージョンのメール構文解析で必要だったプレーンテキストメールへの変換は必要なくなり、新バージョンでは、直接HTMLメールを解析することができるようになりました。また、タブのレイアウトごとにメール構文解析ルールを作成することも可能です。
３．カスタム関数：タブを関連付けずにメール構文解析を設定
新バージョンのメール構文解析では、解析されたデータに基づいて、カスタム関数を実行することができるようになりました。この場合、メール構文解析のルールは、特定のタブとの関連付けは行われません。
カスタム関数を使用すると、Zoho CRMの拡張と連携に役立ちます。メール構文解析機能をZoho CRM内の複数のタブに適用したり、他のZohoサービスと連携することも可能です。また、解析されたデータに基づいて、外部のアプリケーション/サービスで特定の処理を実行することもできます。
- 例①：受信したメールから取得したデータで、連絡先と取引先タブを更新する場合
メール内に連絡先に関する情報と取引先に関する情報が含まれている場合、連絡先に関する情報を連絡先タブに、取引先に関する情報を取引先タブに登録できます。 - 例②：不動産事業を運営する会社の場合
この会社では、メールで内見や入居の申し込みを受け付け、物件の空き状況は、Webサイトでお知らせしています。カスタム関数を実行することで、メールの文面から抽出したデータを、物件の空き状況を管理するシステムに反映する処理を設定できます。
これにより、内見や入居の申し込みがあったら、該当の物件の空き状況を自動的に内見中や成約済みに更新してWebサイトに反映できます。
要件に応じたカスタム関数を作成後、そのカスタム関数をメール構文解析のルールに関連付け、それ以降の受信メールに対して処理を実行させることができます。
４．データの更新と承認の申請
「データの更新」オプションは、受信した解析済みメールからデータの最新情報を更新することができる機能です。
たとえば、「Jane Evans」という見込み客から受信したメールがあったとします。通常、新しい問い合わせメールには新しい見込み客データが作成されますが、JaneがすでにCRMに登録されている場合、重複したデータを作成するのではなく、同じデータのJaneの情報を更新したいとします。このような場合、メール構文解析の詳細設定にある「データを更新する」オプションを有効化します。
CRMは、メール項目を使用して重複データを検出します。
「データを更新する」オプションを表示するには、「メール」項目を関連付けておく必要があります。
「データを更新する」オプションを表示するには、「メール」項目を関連付けておく必要があります。
「承認を申請する」オプションを有効化した場合、メール構文解析で解析されたデータは、レビューされ、承認される必要があります。
選択したタブ内の「処理」からデータの登録の承認を行ってください。
５．メール構文解析に関するレポート
新バージョンのメール構文解析では、ルールごとに解析されたメールの件数、抽出された項目、メール構文解析機能が作成したデータに関する処理のについて、詳細なレポートが表示されます。
この詳細なレポートにより、ルールがどの程度効果的であったかが明確になり、この内容に基づいてルールに修正を加える必要があるか確認できます。
週一回のメール構文解析に関するレポートは、ルールの作成者または特定のメールアドレスに送信することができます。また、データの作成に失敗した場合にもメールによるレポートが送信されるため、適切なユーザーがすぐに対処することができます。
６．メール構文解析の並び替えとフィルター
メール構文解析ルールを、任意の順序で並べ替えるオプションが追加されました。
メール構文解析システムでは、受信したメールが条件に合致する最初のルール（＝条件に合致し、設定画面内で一番上に表示されているルール）のみを実行するように設計されています。
そのため、複数の構文解析ルールが作成されている場合、構文解析ルールの順番の設定が重要になります。
また、構文解析ルールのステータス（有効/無効）や対象のタブをもとに、構文解析ルールを抽出することもできます。
7．解析されたメールへのアクセス
各解析ルールの設定情報だけでなく、解析されたメールに関する詳細情報を表示することができます。
こうすることで、メール構文解析のルールと解析されたメールの両方の観点から、有益な知見を得られます。
「メールアドレス」タブでは、構文解析用の受信トレイ内の新着メールを確認できます。構文解析の状況、解析に使用したルールなどの詳細情報を確認することが可能です。
メールがどのルールにも当てはまらない場合、この「メールアドレス」ページから内容に沿って新しいメール構文解析ルールを作成することもできます。
メールがどのルールにも当てはまらない場合、この「メールアドレス」ページから内容に沿って新しいメール構文解析ルールを作成することもできます。
また、ルールに一致するメールが見つからなかった場合の解析失敗時の再解析や、メールを一括して再解析することも可能です。
(ただし、構文解析のテンプレートが一致し、かつ構文解析に失敗したメールにのみ適用されます)
旧バージョンの提供終了に対する対応
既存ユーザー
まだ新しいメール構文解析機能に切り替えていない既存のユーザーは、「構文解析の新バージョンに切り替える」ボタンをクリックすることで切り替えができます。旧バージョンの提供が終了するまで、両方のメール構文解析で利用可能なルールは同時に動作しますが、旧バージョンで利用可能なルールは、新バージョンの一覧には表示されず、新バージョンで利用可能なルールは、旧バージョンの一覧には表示されません。
旧バージョンの提供が終了すると、新バージョンに存在する構文解析ルールだけが機能するようになるため、新バージョンにおいて、既存のルールを手作業で作成することが必要となります。
旧バージョンの構文解析ルールは使用できないため、新バージョンにおいて、すべての構文解析ルールをはじめから作成する必要があります。
留意点
- 2023年6月1日に旧バージョンのメール構文解析機能の提供が終了されるまでは、新旧両方のバージョンが共存し、それ以降は新バージョンのメール構文解析が標準のバージョンとなります。
- 旧バージョンのメール構文解析ルールは、提供が終了した時点で使用できなくなります。そのため、新バージョンの構文解析ルールが作成されなければ、実行するメール構文解析が存在しないことになります。
旧バージョンの提供終了前に、必ず新バージョンの構文解析ルールを作成するようお願いいたします。
また、提供が終了した旧バージョンのルールは、元に戻すことができないので、ご注意ください。
新規ユーザー
新規ユーザーは、新しいメール構文解析機能のみがデフォルトの機能として利用でき、旧バージョンのメール構文解析機能は利用できません。
新規ユーザーの場合、必要な操作はございません。
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