【Zoho CRM】複数の項目に基づく重複データの整理
Zoho CRMは、個人が違えばメールアドレスも異なるという考えに基づき、見込み客や連絡先のメールアドレスが一意である(=重複しない)という想定で作られています。
そのため、同一メールアドレスのレコードがタブ内に複数存在する場合、それらを「重複データ」として統合処理を行うことができます。
重複データの一括検索と統合では、最大3つの重複禁止項目に基づいて重複データを識別します。
なお、重複するデータの中に一致しない項目がある場合、ユーザーが目視と手動で確認および不整合の解消をする必要があります。
「メールアドレス」と「姓」など、重複禁止項目ではない項目を含めた複数の項目に基づいて重複データを識別したい場合があるかもしれません。
しかし、一括検索の際の項目の選択肢には重複禁止項目のみが表示されるため、「姓」を選択することができません。
この場合の解決策を以下で説明します。
例：「メールアドレス」と「姓」の二項目が重複しているレコードを統合したい
aaa@zylker.com / 山田
aaa@zylker.com / 山田
aaa@zylker.com / 鈴木
という3つのレコードがある場合に、上2つのレコードを統合し、3つ目はそのまま残す。
１：[メールアドレス + 姓]を入力するためのカスタム項目をタブ内に作成する
２：１で作った[メールアドレス + 姓]項目を重複禁止項目に設定する
３：[メールアドレス + 姓]にデータを入れる
カスタム関数を使用したり、データをエクスポートしてファイル内で関数を使用したりすることで実現可能です。
４：[メールアドレス + 姓]項目に基づいて重複データの一括検索と統合を行う
なお、重複データの発生を予防するため、重複禁止項目を活用することをおすすめしております。