【Zoho CRM】データ共有ルール設定の新たなインターフェースと機能改善
データ共有は、CRMにおいて適切なアクセス管理を行うために重要です。
デフォルトの権限を設定する場合でも、データ共有ルールを作成する場合でも、これらの設定により、データがどのようにユーザー・役職・グループ間で共有されるかが決まります。
データ共有設定は、いくつかの点で効率的ではありませんでした。
例えば、組織の標準権限や共有ルールは一つのページに表示され、特定のルールを確認するためにページ全体をスクロールしなければならないという問題がありました。
さらに、共有ルールが設定されていないタブは空欄で表示され、不必要なスペースを取り、関連するルールを素早く見つけることが困難となっていました。
検索やフィルターといった基本的な機能がなかったため、ルールの管理や検索に手間がかかっていました。
アップデートによる改善点
これらの課題に対処するため、データ共有設定のUIと機能面でのアップデートを行いました。詳細を確認してみましょう。
より快適なナビゲーションのための2つの専用タブ
従来は、組織の標準権限と共有ルールが同じページで管理されていましたが、これらが別のタブに分けられました。
組織の標準権限
このタブでは、各タブにおける組織単位のアクセス権限を設定できます。
権限の選択をドロップダウンから選択できるようになりました。
これにより、組織の標準権限の管理がより明確で体系的となります。
共有ルール
共有ルールタブで、既存の共有ルールがタブごとに整理されて表示されるようになりました。
共有ルールタブにおける主な機能強化
より整理された共有ルール一覧
・見込み客、連絡先、商談、取引先などのタブごとに共有ルールが表示されます。
・共有元、共有先、権限、最終更新日時と更新者、ステータスが一目で確認できます。
共有ルールの有効化・無効化
ワンクリックで共有ルールの有効化・無効化を行えるようになりました。
従来は、共有ルールの削除や再作成が必要でしたが、トグルボタンができたことで有効化・無効化が即座にできるようになりました。
ルールの複製
同じタブ内でルールを複製する機能を導入しました。
例えば、関東地方の見込み客を共有する既存のルールがあり、関西地方にも同様のルールが必要な場合、ルールを複製し、必要に応じて名前と設定を更新して使用することができます。
検索とフィルター機能
検索とフィルター機能により、共有ルールの検索がより効率的に行えるようになりました。
・ルール名で検索：共有ルール名で検索をすることができます。ルール名を入力して検索すると、合致する結果が表示されます。
・タブのフィルター： ドロップダウンを使用して、特定のタブまたはすべてのタブの共有ルールを表示することができます。
・タブのフィルター： ドロップダウンを使用して、特定のタブまたはすべてのタブの共有ルールを表示することができます。
・共有ルールのフィルター： 下記の機能により、条件に基づいて検索をさらに絞り込むことができます：
1. 共有元（特定の役職またはグループのフィルター）
2. 共有先（対象の役割またはグループを選択）
3. 上司（上司の役職を含む、または除外するフィルター）
4. ステータス（有効または無効）
作成日と最終更新日の詳細
いつルールが作成され、更新されたのかを共有ルールの設定ページ上で確認できるようになりました。
加えて、最終更新日時欄に、日時とユーザーが表示されるため、共有ルールを個別に開かなくても直近の変更を確認できるようになりました。
従来通りの点
これらのUI変更は、データ共有設定の基本的な機能には影響しません。
・デフォルトの権限設定は従来通り機能します。UIの一部が改善されました。
・レイアウトのアップデートはございますが、ルールの作成プロセスに変更はありません。
・既存の共有ルールは、従来と通りに機能します。
これらのアップデートについて、ユーザー側で特段の対応は必要ありません。
基本的な機能はそのままで、データ共有の効率的な管理が可能となります。