【Zoho CRM】データ共有ルールに関するアップデートのお知らせ：条件を指定してデータの共有ができるようになりました。
この機能アップデートは、すべてのユーザーに対し適用されています。
今回、データ共有ルール機能に関するアップデートがございました。
以下、詳細をご紹介いたします。
データ共有ルールにおけるデータの条件指定
データ共有ルールを使用すると、特定の役職またはグループが担当者であるタブ内のすべてのCRMデータを、組織内の他の役職またはグループと共有することができます。これはデータを共有するのに役立ちますが、タブ内の特定のデータ群を、データの担当者に関係なく共有する必要がある場合がございます。
例えば、ある製造会社が、CRMの問い合わせタブにある、空気清浄機製品に対する顧客の要望に関連するデータを、研究開発チームと共有したいと考えています。この会社のオフショアサポートグループでは、その会社の全製品のバグと要望を管理しています。
このシナリオでは、管理者はデータ共有ルールを使用して、オフショアサポートグループが担当するすべてのデータを共有することができ、その共有データには会社のすべての製品に関連するすべてのバグと要望が含まれています。
しかし、その場合、研究開発チームは、必要のない多くのデータにアクセスすることになります。
これまでは、空気清浄機に関する要望のデータを個別に共有することしかできませんでしたが、これは人為的なミスのリスクが高く、時間のかかる作業でした。
そこで、条件による新しい共有ルールが導入されました。
この機能アップデートにより、特定の条件に基づいて共有ルールを作成できるようになり、任意の条件またはデータの担当者に基づいて、CRM内の他の役職やグループに対し、必要なデータを正確に共有するルールを柔軟に設定することができます。これにより、より自動化され、より正確にデータを共有できるようになるため、時間の節約につながります。
UIのアップデート
今回のアップデートにより、データ共有ページに適用された新UIをご紹介いたします。
- 共有ルール名 ー データ共有ルールに名前を入力できるようになり、識別しやすくなりました。
- データ共有先 ー 役職、グループ、役職と部下に加え、すべてのユーザーに共有できるようになりました。
- 権限 ー 現在の表示／編集／削除、表示のみ権限に加え、表示／編集権限オプションが追加されました。