【Zoho CRM】［処理待ち］タブおよび承認プロセスに関するアップデートのお知らせ
この機能アップデートは、
- すべてのデータセンター
- エンタープライズプラン、アルティメットプラン、Zoho CRM Plus、Zoho One
でご利用いただけます。
承認プロセスは組織内の承認を自動化するためのプロセス自動化ツールであり、［処理待ち］は1つのビューから申請を承認できる場所です。
手順は次のとおりです：
- データを承認に送信するための条件を追加し、承認者を設定し、承認、委任、または却下時のそれぞれの処理を決定します。
- 承認の対象となったデータは承認者のキューに送信され、それ以上の編集ができないようロックされます。
- 一方、承認者は、自身の［処理待ち］タブの下にキューイングされた承認申請のリストを確認します。
今回、［処理待ち］タブ、特に承認タブに対して行われたアップデートについてご紹介します。
用語の変更
［処理待ち］タブでは、さまざまな機能からの保留中の処理がタブとして一覧表示され、それらは「ブループリント」、「承認プロセス」、「レビュープロセス」、「画像の検証」という名称でした。
関連性を保つため、これらの用語を「ブループリントの遷移」、「承認」、「レビュー」、「画像検証」に改称しました。
承認を管理するための新しいビュー
承認タブでは、以前は承認申請が一覧表示され、各申請の横に承認、却下、および委任のボタンが表示されていました。これにより、1件ずつ承認することができていました。
今回、このページのUI（ユーザーインターフェース）を変更しました。以下のことができるようになります。
- 承認申請を複数選択し、一括で承認、却下、または委任する
- 条件を設定した詳細フィルターを使用して、承認申請のリストから申請を検索する
- 列の管理とテキストの切り取りを行う
- 管理者の場合、「自分の承認」と「その他の承認」の間でビューを切り替える。（以前は、他のユーザーにキューイングされている承認を検索する機能は、承認者のビューの別のボタンとして存在していました。）
承認コメントをメモとして保存する
承認、却下、または委任を行う際、データの所有者が承認者の処理の理由を理解できるように、承認者コメントを入力できます。この情報は承認ステータスにマウスカーソルを合わせたときに表示され、主に通知として機能します。しかし、これらの承認者コメントを他の判断要素として活用したい場合、これまではそれらを含めることができませんでした。
今回の機能アップデートでは、これらのコメントをデータのメモとして追加するオプションを導入しました。
これにより、これらのメモをレポートに含めたり、詳細フィルターで承認プロセスに参加しているデータを選択したり、自動化を作成したりすることができます。
次に、承認プロセスの設定機能に関するアップデートについて説明します。
関連付けられたユーザーを承認者として設定する
これまでは、ユーザー、役割、グループ、階層、上司、データの担当者のリストから承認者を選択することができました。
今回、データ内に存在するユーザーのルックアップ項目を使用して、承認を送信する機能を導入しました。
たとえば、商談のステージが交渉段階に進んだ際、建築家にデータを承認のために送信したいとします。通常、建築家は営業担当者のようにプロセスに参加しているユーザーであり、カスタマイズ費用の割引について発言権を持つ必要がある場合、これまではそれが不可能でした。ユーザーのルックアップ項目を承認者として使用することで、これが可能になりました。
