【Zoho CRM】承認プロセスで、必要に応じた承認者の追加が可能になりました。
この機能アップデートは、全てのデータセンターに適用されています。
Zoho CRMの承認プロセスに、臨時の承認者を追加する機能（アドホック承認）が導入されました。この機能強化により、設定済みの承認フローを変更することなく、必要に応じて承認者を追加できるようになりました。
承認プロセスの仕組み
管理者は、データの作成時や編集時に実行される承認プロセスを設定できます。具体的には、以下の設定が可能です。
- 承認プロセスを実行するタイミングの指定
- 承認プロセスの対象となるデータを決定するルールの設定
- 承認者の追加と承認フローの設定（いずれかの承認者／すべての承認者、順次／並行）
今回の機能強化以前は、データが承認プロセスに入ると、承認者は以下の操作を実行できました。
- 承認する： データを承認する
- 却下する： データを申請者に差し戻す
- 委任する： 承認権限を別のユーザーに移譲する
これまでの課題
標準の承認フローでほとんどのケースに対応できますが、より柔軟な対応が必要になる場合もあります。
たとえば、法務や財務など、特定の専門知識を持つ担当者の意見が必要になるケースです。これまでは、こうした関係者を承認プロセスに参加させるには、承認プロセスの設定を変更するか、CRMの外部で承認を調整する必要がありました。
アドホック承認は、まさにこの課題を解決するための機能です。
アドホック承認の導入
承認者が利用できる新しい操作として、［承認者を追加する］が導入されました。この機能により、承認者は承認プロセスを進める前に、追加の承認者に確認を依頼できます。
最終的な承認の判断は、引き続き元の承認者が行います。ただし、追加された承認者からの回答があるまでは、元の承認者による承認操作は一時的に利用できなくなります。
動作の仕組み
- データのステータスは「追加の承認者からの回答待ち」のままとなります。
- 履歴、監査ログ、承認履歴は自動的に更新されます。
- 追加された承認者には通知が送信され、そのメールには元の承認者がCCに追加されます。
注意事項：
- ユーザーは自分自身を承認者として追加することはできません。
- アドホック承認者は承認を委任できますが、さらに別の承認者を追加することはできません。
- 同じユーザーが複数の承認段階に含まれている場合は、それぞれの段階で個別に承認する必要があります。
- 承認者は、［処理待ち］タブからも承認者を追加できます。現時点では、この操作は個別のデータに対してのみ利用でき、一括操作には対応していません。
アドホック承認により、承認プロセスを再設計することなく、必要に応じて追加の関係者を承認に参加させることができ、承認フローをより柔軟に運用できるようになります。
