この機能アップデートは、すべての組織に対して適用されています。

これまで、ワークフロールールはタブ単位でのみ設定可能であり、サブフォームのデータについては手動で確認・管理する必要がありました。今回のアップデートにより、サブフォーム行内での操作によって直接ワークフロールールを適用できるようになり、データの自動化をより細かく制御できるようになります。

例えば、「商談」タブに「商品明細」というサブフォームがあり、営業担当者が該当の商談に紐づく各商品明細行を記載しているとします。この場合、ある商品行の「割引(%)」項目値が50%を超えた際に適用されるワークフロールールを設定することができます。これにより、営業マネージャーへの通知が即座に行われ、親データである商談の「承認ステータス」項目が「レビュー中」に自動更新されます。つまり、大幅な値引きの変更を手動での監視なしに、自動的に検知・エスカレーションできるようになります。

今回のアップデート内容

ワークフロールールのホーム画面

1. ワークフロールールの作成対象として、タブまたはサブフォームのいずれかを選択できるようになりました。
   
   
2. 既存のタブフィルターに加えて、サブフォーム単位でもワークフロールールをフィルタリングできるようになりました。
   

タイミング

1. サブフォーム行の操作(追加・編集・追加／編集・削除)、または日時項目(作成日時、更新日時、項目)を基準に適用タイミングを設定でき、実行タイミングや繰り返し設定も定義できます。行の変更については、「いずれかの項目が変更されたとき」または「特定の項目が変更されたとき」を選択し、独自の条件を定義することができます。
   
2. ワークフロールールの作成対象として、タブまたはサブフォームのいずれかを選択できるようになりました。
   

条件

1. サブフォーム単位の条件: サブフォームの項目に対して直接条件を適用できます。
   (例:サブフォーム内で特定の条件を満たすカスタム注文に対してのみルールを実行する)
   
2. 親タブ単位の条件: サブフォームのフィルターと、親タブの項目(注文ステータス、顧客の種類、優先度など)に対する条件を組み合わせることができます。これにより、どの注文・どのカスタム注文行に対して自動化を適用するかを、より精密に制御することが可能になります。
   

処理

1. サブフォームの項目: 同じ商品行の「承認の必要性」を「はい」に更新する(レビューの対象となった特定の明細行にマークを付ける)。
   
2. 親タブの項目: 親データである商談の「割引の承認ステータス」を「レビュー中」に更新する(これにより、商談を承認プロセスへ迅速に進められる)。
   
3. ルックアップタブの項目: 関連付けている「商品」タブのデータにある「最終高額値引き設定日」を実行日に更新する。