【Zoho CRM】ポータル機能に関するアップデートのお知らせ
先日、ポータル機能に関するアップデートがございました。
以下、アップデート内容をご紹介いたします。
「ユーザー」タブの導入
ポータル設定のUIは、「設定」と「ユーザー」タブの2つのタブに分けられました。設定タブでは、ポータルタブの設定や項目の権限を編集するために使用します。一方、ポータルユーザーの追加、招待状の送信、アクティブユーザーの検索などのユーザー関連の活動は、ユーザータブから行うことができます。
- 設定タブは、ポータルの管理権限を持つユーザーが閲覧できます。
- ユーザータブは、ポータルのユーザーの管理権限を持つユーザーが閲覧できます。
一括機能の一覧
ユーザーの招待などの操作は手作業で行われており、手間がかかっていました。
迅速な操作を可能にするために、以下の一括操作を導入しました。
- ユーザーの招待 - ユーザータブには、ユーザーを招待したり、一括して招待を送信できるオプションが導入されています。
「ユーザーを招待する」をクリックすると、ポータルが作成されている各タブにリダイレクトされ、ユーザーを一括して選択することができます。 - ユーザーの無効化- 有効なポータルユーザーを無効もしくはポータルから削除できます。
- ポータルユーザーの種類の変更 - ポータルユーザーを他のポータルに一括して移行できます。
- ポータルユーザーの再招待・有効化・削除 - 未認証のユーザーは再招待もしくは削除できます。同様に、無効なユーザーを再度有効化することもできます。
ポータルユーザーのステータスに関するフィルター
ユーザーの識別を容易にするために、管理者が以下の基準でユーザーを素早く見分けることができるユーザーフィルターを導入しました。
- 有効なユーザー
- 認証済みのユーザー
- 未認証のユーザー
- 無効なユーザー
ユーザーのステータスに応じて、ユーザーに対して一括操作を行うことができます。例えば、未認証のユーザーを再招待したり、削除したりすることができます。
招待送信時の失敗理由
ポータルへの招待がユーザーに送信されないままになってしまう理由はいくつかあります。招待が送信されると、CRMアカウントにメッセージが表示され、成功した招待数と失敗した招待数が表示されます。
失敗の理由をクリックすると、招待を受信できなかったユーザーの一覧とその理由が表示されます。
ポータルへの招待失敗の理由例：
- ドメインが特権管理者のドメインと一致 - ポータルユーザーが会社のドメインに所属している場合。従業員や会社のドメインを使用している人に招待を送信することはできません。
- データが承認待ち - データがいずれかの承認プロセスで承認待ちの場合、この期間はデータがロックされるため、招待は送信されません。
- データがレビュー待ち - データがレビュープロセスの一部である場合、ポータルへの招待はデータに送信されません。
- データが同意を得ていない - ユーザーがGDPRプロセスの一部として同意を有効にしている場合、ポータルへの招待は送信されません。
ポータルURLの編集
これまでは、設定の最初に選択したポータルのURLは編集できませんでした。現在は、必要に応じてURLの編集が可能でございます。
なお、URLの変更に関するポータルユーザーへの自動通知はありませんので予めご了承ください。個別にご連絡をお願いいたします。
ルックアップ項目/複数ルックアップフィールドからの関連タブ表示
これまでは、ルックアップ項目で関連付けされているタブのみが関連タブとして表示されていました。今回、複数ルックアップフィールドで関連付けされているタブも表示できるようになりました。これにより、1つのデータを複数のユーザーで共有できるようになりました。
試用版ユーザーのためのポータル
これまで、ポータルは有料プランのユーザーのみに提供されていましたが、エンタープライズとアルティメットプランの試用版でも利用できるようになりました。試用版ユーザーは、30日間の試用期間中、ポータルを使用することができます。試用版では、1つの組織で最大10人のユーザーを追加することができます。
試用版のアカウントがエンタープライズもしくはアルティメットプランの有料プランにアップグレードされない場合、以下のような対応が行われます。
- スタンダードまたはプロフェッショナルプランの有料プランをご利用の場合は、試用版で作成したポータルが保持されます。
- 無料プランをご利用の場合は、30日後にポータルの詳細が削除されます。
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