【Zoho CRM】インポートするデータを準備する
Zoho CRMでは、エクセルやテキストファイルから、商談や取引先のデータを一度にインポートできます。
一件ずつ手入力する手間が省けます。
インポートするためのデータを準備しましょう。
活動、請求書、見積書、受注書、発注書、売上予測、テンプレートのデータはインポートできません。
活動、メモ、添付をインポートする場合は設定>データの管理>インポートを使用しましょう。
手順をご案内します。
１）形式を確認
インポートするファイルの形式が以下であるか確認します。
・Microsoft Excel .xls形式 .xlsx形式
・コンマ区切りテキスト .csv形式
・vCard（電子名刺）.vcf形式
ファイルを右クリックして「プロパティ」「情報を見る」などから確認します。
２）形式ごとの注意点 [.csv形式の場合]
csv形式の場合、下記を確認します。
・各項目がコンマで区切られているか
メモ帳などのテキスト・エディターで開いて確認します。
・コンマ区切りではなく、タブ区切りになっていないか
Open Officeなどの表計算シートソフトで.csvファイルを作成した場合に起こることがあります。
３）形式ごとの注意点 [.xls, .xlsx形式の場合]
【.xls, .xlsx形式の場合】
・ファイルにグラフやフィルター、画像などが組み込まれていないか
この場合、予期せぬエラーが発生することがあります。
これらのオブジェクトが組み込まれていないか事前に確認します。
４）一行のデータ、空白行の確認
下記を確認します。
・一行につき一件のデータが登録されているか
・空白行が挿入されていないか
空白行が挿入されていると、空白行以降のデータが正しくインポートされないことがあります。
５）禁則文字の確認
インポートするファイルに次の文字がないことを確認します。
・二重引用符（”）
・縦棒（|）
・山括弧（<>）
ファイルに禁則文字が含まれているとエラーが発生します。
６）インポートしたいタブの必須項目の確認
インポートするファイルには必須項目の値が入っている必要があります。
タブごとの必須項目を新しいデータの追加画面で確認します。
赤字で＊印の付いているものが必須項目です。
７）必須項目の値を確認
インポートするタブの必須項目に値が入っていることを確認します。
必須項目に値がない場合、そのデータだけインポートされないことがあります。
８）チェックボックスのデータを確認
チェックボックスの項目のデータをインポートする場合、チェックボックスの値を次のように変更します。
チェックボックスを選択：True または 1
チェックボックスを選択しない：False または 0
９）選択リストの値を確認
選択リストのデータをインポートする場合、選択リストの値がZoho CRMの値として登録されていることを確認します。
設定＞カスタマイズ＞タブ＆項目にて、各選択リストの値を確認・追加・変更・削除できます。
１０）選択リストのデータを確認
登録した選択リストの値が含まれているか確認します。
値が異なる場合、Zoho CRMの選択リストの値を変更するか、ファイルの値を変更して合わせましょう。
１１）日付／日時のデータを確認
日付／日時のデータの形式が「MM/dd/yyyy」または「MM/dd/yyyy hh:mm:ss」になっているか確認します。
１２）ユーザー名を確認
インポートするデータを他のユーザーに割り当てる場合、
そのユーザーのメールアドレスがインポートするファイルに記載されているか確認します。
１３）ファイルサイズを確認
Zoho CRMでは５MBを超えるファイルをインポートすることはできません。
ファイルサイズが５MBを超える場合、ファイルを分割しましょう。
１４）レコードの件数を確認
.xls,.xlsx,.vcf形式の場合、一度にインポートできる件数は1500件までです。
1500件を超える場合は、ファイルを分割するか.csv形式を使用しましょう。
※上書き、スキップオプションを使用する場合、プランに関係なく5000件まで一度にインポートできます。
5000件を超える場合はファイルを分割しましょう。
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